Cumartesi , 21 Eylül 2019
Ana Sayfa > MAKALELER > Docsvault > Denizcilik Sektöründe Belge Yönetimi İş Akış Uygulaması
Safetica

Denizcilik Sektöründe Belge Yönetimi İş Akış Uygulaması

Denizcilik Sektöründe Liman ücret belgeleri , Yakıt masraflarının izlenmesi , Gemi giderlerinin onay süreçlerinin takibi sayesinde iş süreçlerini hızlandırmak mümkün olabilecektir.

Denizcilik sektöründe oluşabilecek olan Kazaları azaltmak için kullanılan formların takibi büyük önem arzetmektedir. ISM denetimi ile iç belge ve sirküler raporlarının doküman yönetimi kapsamında takip edilmesi , Elektronik formların kullanılması , Kazalar için Kullanılan sebep sonuç istatistiklerinin paylaşılması gerekmektedir. Yine Denizcilik esasındaki mürettebatın kayıtlarının tutulması ve değerlendirilmesi de çeşitli evraklar sayesinde ilerletilmektedir.

Bu makalemiz de Denizcilik sektöründe kullanılan KAPTAN DEĞERLENDİRME FORMU örneğinden yola çıkarak DOCSVAULT iş akış uygulamasında Onay mekanizmasını ve Programda onay süreçlerinin nasıl kullanılacağını anlatacağız.

İş Akışına göre Kaptan tarafından gönderilen KAPTAN değerlendirme formu Sırası ile Teknik Müdür , Takim Yöneticisi , Takim Müdürü ve En son olarak CTO tarafından incelenmekte Yorum yazılmakta ve onaylanmaktadır. Bu formun ofis içerisindeki kullanıcılarda takip edilme ve onaylanma süreci anlatılmıştır.

Kaptan Değerlendirme Formu DOCSVAULT içerisine öncelikli olarak alınmaktadır.

1

 

İlgili Klasöre Kaptan değerlendirme Formu eklendiğinde Sistem Teknik Müdüre İş akışı başlatacak ve formu değerlemesini hatırlatacak şekilde mesaj gönderecektir.

2

Teknik Müdür evrak üzerindeki Yorumlarını yaptıktan sonra 1.Takım müdürünün onayı için iş Akışı sistemine göre evrak gönderilecektir. Bu işlemler iş akışında şu şekilde tanımlanır.

1-a) İş Akış adımlarının Tanımlanması

Kaptan Değerlendirme Formu Öncelikle Teknik müdür gözden geçirir , İşlemi tamamladıktan sonra iş akışı Takım Yöneticisi ve Takım Müdürü onayından geçirilir en son aşamada CTO onayı ve yorumu ile birlikte değerlendirme formu iş akışı tamamlanmış olur.

3

1-b) İş akışının başlatılması için Öncelikle Klasör tetikleyici seçilir , bu alanda Hangi klasöre dosya atıldığında Otomatik iş akışının başlayacağı tanımlanmış olur.

4

1-c ) Her bir İş adımında hangi yöneticinin ne yapacağı ile alakalı akışlar sisteme girilir.

5

Takım Yöneticisi Gözden geçirme iş akışında Akışı Hangi Kullanıcıların göreceği belirlenir ve BİTİŞ günü 1 veya 2 gün seçilerek Kullanıcının iş akışını bitirmesi gereken süre seçilir.

1-d) İş akışı tanımlarına göre Geçiş eyleminde Takım Yöneticisinin ne yapması gerektiği tespit edilmelidir. Geçiş Eylemi sırasında Onaylandı Reddedildi gibi etiket değerleri Kullanılabilir.
Geçiş bildirim Mesajı Yöneticilerin birbirlerine Otomatik FORM uyarısı sırasında gönderdiği sabit görülmesi istenen alandır.

6

1-e) 4.adımda belirlediğimiz Takım yöneticisi 2 gün olarak belirlenen bitiş süresinden önce Form üzerinde bir eylem de bulunmaz veya Formu onaylamaz veya doldurmaz ise belirlenen Günden önce belirlenen Kullanıcılara uyarı mesajı gönderilebilir.

7

Aynı şekilde Kaptan değerlendirme Formu bitiş gününden belirlenen 1 veya 2 gün sonrasında bir hareket olmaz ise yine kullanıcılara uyarı mesajı gelecek ve akışın tamamlanması istenecektir.

1-f) ilgili Form Teknik Müdür Gözden Geçirme’den Takım Yöneticisine gönderilmiştir. Takım Yöneticisi Kullanıcı adı Şifre ile girdiğinde sağ tarafta Kendisine görev atandığı ve ilgili Formu onaylaması ve yorumlamasını isteyen bir bilgi ile karşılaşır.

8

1-g) İlgili görevi tıkladığında Belgenin kimler tarafından yorumlandığını Belge üzerinde neler yazıldığını ne zaman yapıldığını görebilecektir.

9

10

1-h) En son aşamada CTO yorumu ile iş akışı sonlandırılır.

11