Microsoft 365 Kullanıcıları için Bağımsız E-posta Arşivleme Çözümlerinin Avantajları

Bugün dünyanın dört bir yanındaki şirketler Microsoft 365 bulut hizmetlerini kullanıyor ve avantajları apaçık ortada. Şirketlerin artık yerinde hizmet verebilmek için kendi altyapılarını işletmesine gerek yok. Basitçe bulut aracılığıyla elde edilen programlar ve araçlar, kullanıcı sayıları doğrultusunda kolay ve uygun maliyetli bir şekilde ölçeklendirilebilir. Özellikle özel bir şirket içi sistemle karşılaştırıldığında, yönetim daha az BT kaynağı gerektirir. Ek olarak, hizmet  güvenilir bir sağlayıcıdan gelir. Dahası, ister Outlook’u bir posta istemcisi olarak, ister Teams’i dijital toplantı odası olarak kullanın, tüm iletişim hizmetleri aynı platformda bulunur. Genel olarak Microsoft’un genel buluttaki ofis yazılımı, makul bir fiyata zengin iletişim ve işbirliği özellikleri sunar.

Bununla birlikte, şirketlere, içerdikleri iş verilerini korumak ve bu bilgileri uzun vadede kullanılabilir durumda tutmak için e-postaları arşivlemek ve yedeklemek için ek çözümler yüklemeleri önerilir. Gerçekten de birçok şirket, Microsoft 365’in e-posta verilerini otomatik olarak arşivleyip yedeklemediğinin ve ayrıca Microsoft 365’te yerleşik olarak bulunan arşivleme özelliklerinin, profesyonel bir üçüncü taraf e-posta arşivleme çözümünden beklenebilecek hizmet kapsamını sunmadığının farkında değildir. .

Profesyonel E-posta Arşivleme Çözümü Kullanmanın Nedenleri

Herhangi bir e-posta arşivleme çözümünün birincil amacı, bir şirketin tüm e-postalarının kopyalarını, dosya ekleri de dahil olmak üzere zaman içinde orijinaline sadık, hızlı bulunabilen ve kalıcı olarak kullanılabilir bir biçimde depolamaktır. Bu, bir şirketin bir bilgi kaynağı olarak e-postayı optimum şekilde kullanmasını ve mevcut birçok avantajdan yararlanmasını sağlar. Diğer şeylerin yanı sıra, profesyonel bir e-posta arşivi, veri kaybını önlemeye, posta sunucusundaki depolama taleplerini azaltmaya, bir BT ekibinin iş yükünü azaltmaya ve işle ilgili belgelerin saklanmasını yöneten yasal ve düzenleyici gerekliliklere uymaya yardımcı olur.

Microsoft 365’te Kullanılabilen Arşivleme Seçeneklerinin Özeti

Microsoft, seçilen plana (Business Standard, Business Premium, Enterprise) bağlı olarak e-postaların güvenliğini sağlamak için birkaç farklı seçenek sunar. Bu özelliklerden bazıları temel Microsoft 365 paketinin bir parçası olarak ücretsiz olarak sağlanırken, diğerleri yalnızca daha pahalı Kurumsal planlara dahildir. Microsoft 365’teki yerel arşivleme özelliklerinin bir özeti aşağıdadır:

• PST Arşivleme

Kullanıcılar, e-postaları PST dosyalarına taşıyabilir ve yerel olarak kendi bilgisayarlarında veya bulutta depolayabilir.

• Outlook’ta “Arşivle” Düğmesi

“Arşivle” düğmesi, kullanıcıların e-postaları bir arşiv klasörüne taşımasına olanak tanır. E-postalar Outlook posta kutusunda kalır; sadece e-postaların saklanma yeri değişir.

• Posta Kutusunu Exchange Online Arşivleme Olmadan Arşivleyin

Arşiv posta kutusu, e-postaların taşınabileceği kendi depolama kapasitesine sahip ayrı bir posta kutusudur. Bu arşiv posta kutusu bir yönetici tarafından ayarlanmalıdır.

• Exchange Online Arşivleme ile Posta Kutusunu Arşivleyin

Exchange Çevrimiçi Arşivleme (EOA) ile kullanıcılar e-postalarını, yöneticilerin kendi arşivleme ve saklama ilkelerini uygulayabilecekleri ayrı bir arşiv posta kutusuna taşıyabilir.

Microsoft 365’in Yerel Arşivleme Yeteneklerinin Sınırlamaları

Ancak BT karar vericilerinin, Microsoft 365’in yerleşik arşivleme seçenekleriyle ilgili belirli sınırlamaların farkında olması gerekir. Her şeyden önce, depolama güvenliği açısından, PST dosyalarının veya “Arşivle” düğmesinin kullanılması veri kaybına karşı koruma sağlamaz. Aynı şekilde, M365’te sağlanan ayrı arşiv posta kutusu (Exchange Çevrimiçi Arşivleme kullanılmadığında), profesyonel bir e-posta arşivleme çözümünün tüm kriterlerini karşılamaz. Yalnızca Exchange Çevrimiçi Arşivleme (EOA) ile birlikte gelen arşiv posta kutusu, profesyonel e-posta arşivleme için gereken saklama ilkeleri, yasal muhafazalar ve eKeşif seçenekleri gibi işlevleri ve özellikleri destekler. Ancak Exchange Çevrimiçi Arşivleme, yalnızca Business Premium ve lüks Enterprise planları gibi daha pahalı M365 planlarına dahildir.

“Ortak Sorumluluk” Modeli

Microsoft, Microsoft 365 hizmetlerine bir paylaşılan sorumluluk ilkesi uygular . Bu nedenle Microsoft, Microsoft 365 etiketi altındaki hizmetlerin kalıcı olarak kullanılabilir olmasını ve yedekli olarak sunulmasını sağlamaktan sorumludur. Ancak Microsoft, müşterilerinin verilerinin korunması ve saklanması konusunda kendisini sorumlu görmemektedir ve bu, e-postalarda yer alan tüm veriler için de geçerlidir.

M365’te bulunan eksiklikler ve sınırlamalar (seçilen arşivleme işlevine bağlı olarak) ve müşterilerin kendi e-posta verilerini korumaktan ve saklamaktan sorumlu olması nedeniyle, profesyonel bir üçüncü taraf e-posta arşivleme çözümü kullanılmalıdır.

M365 ile Kullanım İçin Bir E-posta Arşivleme Çözümü Seçerken Nelere Dikkat Edilmelidir?

Bir e-posta arşivleme çözümü, iş e-postalarının uzun vadeli korunması ve saklanması açısından önemli bir unsur olabilir. Ancak hangi çözümün bir işletmenin gereksinimleriyle en uyumlu olduğuna karar vermek her zaman kolay değildir. Karar vericilere, arşivleme yazılımı seçmeden önce aşağıdaki kriterleri incelemeleri önerilir:

Microsoft’tan Bağımsızlık

Harici bir e-posta arşivi olmadan, Microsoft Office 365 hizmeti başarısız olursa kullanıcılar kendi e-postalarına erişemez. Üçüncü taraf bir çözüm , satıcıya bağlı kalmanın önlenmesini ve M365 hizmeti başarısız olsa bile şirketin e-postalarının erişilebilir kalmasını sağlayacaktır .

Son Kullanıcı için Self Servis

Bazı profesyonel e-posta arşivleme çözümleri, kullanıcılara (yalnızca yöneticiye değil) e-posta arşivinde hızlı ve etkili bir arama yapmanın yanı sıra e-postaları hızlı ve basit bir şekilde geri yükleme yeteneği sağlar. Bu, bir BT ekibinin üzerindeki yükü hafifletebilir çünkü artık bu tür sorunlarla ilgilenmek için kendileriyle iletişime geçilmesine gerek yoktur.

Veri Kaybına ve Manipülasyona Karşı Koruma

E-postalar yanlışlıkla veya kötü niyetle silinmeye karşı korunmalıdır; değilse, yasal gerekliliklere uyum  sorunlu olabilir. Microsoft 365, temelde yanlışlıkla silinen verileri geri yükleme yeteneğine sahip olsa bile, günlük iş operasyonlarını engelleyen ve hatta ciddi şekilde tehlikeye atan durumlar ortaya çıkabilir.

Gizlilik Yasalarına Uyum

Uygun şekilde kullanıldığında sertifikalı e-posta arşivleme çözümleri, e-postaların her zaman ilgili veri gizliliği yasalarına uygun olarak işlenmesini sağlar. Özellikle AB GDPR’den bu yana yürürlüğe girmesiyle birlikte, veri gizliliği kamuoyunun ilgi odağı olmuştur. AB dışındaki ülkelerde bile bu hassas konuya artan bir ilgi gösteriliyor.

Makul Toplam Sahip Olma Maliyeti (TCO)

Microsoft’un en güçlü arşivleme seçeneği (Exchange Online Archiving), yalnızca genellikle daha büyük işletmelerin ihtiyaçlarına göre uyarlanmış belirli M365 premium planlarına dahildir. Küçük ve orta ölçekli işletmelere (KOBİ’ler) özel Microsoft 365 planları, Exchange Çevrimiçi Arşivlemeyi içermez ve bunun ekstra ücretli bir hizmet olarak eklenmesi gerekir. Bu durumda, üçüncü taraf bir çözüm daha uygun olabilir.