G Suite’ten E-postaları Arşivleme

G Suite’ten E-postaları Arşivleme

Bu uygulama kılavuzu G Suite posta kutularının arşivleme özelliklerini içerir. Bir MailStore Server yüklemenizin veya test kurulumunuzun zaten var olduğu ve MailStore Server’ın temellerini bildiğiniz varsayılmıştır. Daha fazla bilgi için lütfen Kılavuza veya Hızlı Başlangıç Kılavuzuna bakın.

MailStore Server, aşağıda açıklanan G Suite posta kutularından e-postaları arşivlemenin birkaç yolunu sunar. Hangi arşivleme yönteminin şirketinize en uygun olduğundan emin değilseniz lütfen Doğru Arşivleme Stratejisini Seçme bölümüne bakın.

 

İçindekiler

1. Kullanıcıları Senkronize Etme
2. Bireysel Posta Kutularını Arşivleme
3. Birden çok posta kutusunu merkezi olarak arşivleme
4. Doğrudan Gelen ve Giden E-postaları Arşivleme

• Temel işlevsellik
• Adım 1: G Suite e-posta alanı için e-posta iletmeyi yapılandırma
• Adım 2: Arşivleme Sürecinin Kurulması

1. İnternet linkleri

 

Kullanıcıları Senkronize Etme

Önce G Suite Entegrasyon yapılandırma sürecinde arşivlemeyi yapılandırmak için gereken API kimlik bilgileri olarak G Suite Entegrasyonu kılavuzunda açıklanan G Suite ile bir senkronizasyon kurmanız gerekir.

G Suite’in kendi dahili kullanıcı veritabanını kullandığı sırada, bunun kendisinin harici LDAP veya Active Directory ortamlarıyla senkronize edilebileceğini unutmayın. G Suite dizini, birincil kullanıcı hesabı bilgileri kaynağı olmasa bile, e-posta adresleri gibi tüm ilgili bilgileri almak için MailStore Sunucusunu doğrudan G Suite ile senkronize etmeniz önerilir.

Bireysel Posta Kutularını Arşivleme

Aşağıdaki adımlar, özel bir hizmet hesabı kullanarak bir yönetici tarafından tek bir posta kutusu arşivleme profilinin kurulumunu açıklar. Alternatif olarak, posta kutusu sahibinin MailStore Server tarafından OAuth üzerinden posta kutusu erişimine yetki verdiği Posta Kutusu’nda GMail arşivleme profili kullanılarak tek bir Gmail posta kutusu da arşivlenebilir.

MailStore Server G Suite arşivleme görevlerinde arşivleme profillerinde saklanır. Burada açıklanan prosedürü izleyerek belirli bir MailStore kullanıcısı için tek bir G Suite posta kutusunu arşivleyebilirsiniz. Arşivleme işlemi manuel veya otomatik olarak gerçekleştirilebilir. Arşivleme profillerini yürütme hakkında daha fazla bilgiyi MailStore Temelleri ile Email Arşivleme bölümünde bulabilirsiniz.

Her bir posta kutusu için aşağıdaki gibi devam edin:

• Hizmet hesabını, MailStore Server el kitabının G Suite Entegrasyonu bölümünde belirttiğinizden emin olun.
• MailStore Yöneticisi olarak MailStore Client’ta oturum açın. Yalnızca bir yönetici, G Suite Hizmet Hesabı üzerinden e-postaları arşivleyebilir.
• E-posta Arşivle’yi tıklayın.
• Pencerenin Profil Oluştur alanında E-posta Sunucular listesinden yeni bir arşivleme profili oluşturmak için G Suite‘i seçin.
• Arşivleme ayarlarının belirlenmesinde yardımcı olacak bir sihirbaz açılır.

• Tek Posta Kutusu‘nu seçin ve Tamam‘a tıklayın.
• Temel arşivleme ayarlarını yapılandırın. Google tarafından G Suite Entegrasyon yapılandırması sırasında hizmet hesabı için oluşturulan JSON dosyası da posta kutusu erişimi için gereklidir.

Aşağıdaki alanları doldurun:

• • E-posta Adresi
    Kullanıcının arşivlenecek e-posta adresi.
  • Anahtar Kimliği
    Özel anahtarı içe aktarmak için, hizmet hesabı için Google tarafından oluşturulan JSON dosyasını seçin.
  • Servis Hesabı
    Hizmet hesabı, JSON dosyasından otomatik olarak belirlenir.
  • Alındı ve Gönderildi
    MailStore’un depolanacağı ve e-posta göndereceği hedef klasör.
  • Spam Arşivleme
    G Suite spam klasörleri varsayılan olarak hariç tutulur, ancak bu seçeneği belirleyerek arşivlenebilir.

Önemli uyarı: MailStore, Spam ve Silinen iletiler hariç, seçili posta kutusunun içerdiği tüm postaları arşivler. Google’ın IMAP’de kullanıcı tanımlı etiketleri nasıl temsil ettiği nedeniyle, MailStore tarafından desteklenmez; Sonuç olarak, tüm posta kutusu arşivlenecek.

• İleri‘ye tıklayın.
• Gerekirse, filtreyi ve silme kurallarını ayarlayın. Varsayılan olarak, posta kutusundan e-postalar silinmez. Zaman aşımı değeri sadece belirli durumlarda ayarlanmalıdır. Bu ayarların arşivlenecek tüm posta kutularına uygulandığını lütfen unutmayın.

• İleri‘ye tıklayın.
• Hedef Arşivi belirtilmelidir. Seçilen posta kutusunun arşivleneceği kullanıcının arşivini seçin. Kullanıcı henüz mevcut değilse, Yeni Kullanıcı Oluştur‘a tıklayın.

• İleri‘ye tıklayın.
• Son adımda arşivleme profili için bir isim belirtilebilir. Son‘a tıkladıktan sonra arşivleme profili Kayıtlı Profiller altında listelenir ve istenirse hemen veya otomatik olarak çalıştırılabilir.

Arşivleme profillerini yürütme hakkında daha fazla bilgi MailStore Temelleri ile E-posta Arşivleme başlığı altında bulunabilir.

Birden çok posta kutusunu merkezi olarak arşivleme

Burada açıklanan prosedürü izleyerek, her bir MailStore kullanıcısı için belirli konfigürasyonlar olmadan birden fazla G Suite posta kutusu arşivlenebilir. Arşivleme işlemi manuel veya otomatik olarak gerçekleştirilebilir.

• Hizmet hesabını MailStore Server kılavuzunun G Suite Entegrasyonu bölümünde açıklandığı şekilde yapılandırdığınızdan emin olun.
• MailStore Yöneticisi olarak MailStore Client’ta oturum açın. Yalnızca bir yönetici, G Suite Hizmet Hesabı üzerinden e-postaları arşivleyebilir.
• E-posta Arşivle’yi tıklayın.
• Pencerenin Profil Oluştur alanında E-posta Sunucular listesinden yeni bir arşivleme profili oluşturmak için G Suite‘i seçin.
• Arşivleme ayarlarının belirlenmesinde yardımcı olacak bir sihirbaz açılır.

• Birden Çok Posta Kutusu seçin ve Tamam‘a tıklayın.
• Temel arşivleme ayarlarını yapılandırın. Google tarafından G Suite Entegrasyon yapılandırması sırasında hizmet hesabı için oluşturulan JSON dosyası da posta kutusu erişimi için gereklidir.

Aşağıdaki alanları doldurun:

• • E-posta Adresi
    Kullanıcının arşivlenecek e-posta adresi.
  • Anahtar Kimliği
    Özel anahtarı içe aktarmak için, hizmet hesabı için Google tarafından oluşturulan JSON dosyasını seçin.
  • Servis Hesabı
    Hizmet hesabı, JSON dosyasından otomatik olarak belirlenir.
  • Alındı ve Gönderildi
    MailStore’un depolanacağı ve e-posta göndereceği hedef klasör.
  • Spam Arşivleme
    G Suite spam klasörleri varsayılan olarak hariç tutulur, ancak bu seçeneği belirleyerek arşivlenebilir.

Önemli uyarı: MailStore, Spam ve Silinen iletiler hariç, seçili posta kutusunun içerdiği tüm postaları arşivler. Google’ın IMAP’de kullanıcı tanımlı etiketleri nasıl temsil ettiği nedeniyle, MailStore tarafından desteklenmez; Sonuç olarak, tüm posta kutusu arşivlenecek.

• İleri‘ye tıklayın.
• Gerekirse, filtreyi ve silme kurallarını ayarlayın. Varsayılan olarak, posta kutusundan e-postalar silinmez. Zaman aşımı değeri sadece belirli durumlarda ayarlanmalıdır. Bu ayarların arşivlenecek tüm posta kutularına uygulandığını lütfen unutmayın.

• İleri‘ye tıklayın.
• Posta kutuları arşivlenecek kullanıcıları seçin.

Aşağıdaki seçenekler kullanılabilir:

• • Yapılandırılmış e-posta adresine sahip tüm kullanıcılar
    MailStore’un kullanıcı yönetiminde, e-posta adresleriyle birlikte tüm kullanıcıların posta kutularını arşivlemek için bu seçeneği belirleyin.
  • Aşağıdakiler dışındaki tüm kullanıcılar
    Aşağıdaki kullanıcıların listesini kullanarak bireysel kullanıcıları (ve G Suite posta kutularını) arşivleme işleminden hariç tutmak için bu seçeneği kullanın.
  • Sadece aşağıdaki kullanıcılar
    Aşağıdaki kullanıcıları kullanarak arşivleme işleminde bireysel kullanıcıları (ve böylece G Suite posta kutularını) dahil etmek için bu seçeneği belirleyin. Sadece açıkça belirtilen kullanıcıların posta kutuları arşivlenecektir.
  • Arşivlemeden önce Dizin Hizmetleri ile senkronize edin
    Seçili ise, MailStore kullanıcı listesi herhangi bir arşivleme işlemi yürütülmeden önce yapılandırılmış dizin servisi ile senkronize edilir. Bu, örneğin, yeni çalışanların arşivlemeden önce MailStore kullanıcıları olarak oluşturulma avantajına sahiptir, böylece arşivleme işlemi gerçekleştirildikten sonra G Suite posta kutusu da otomatik olarak arşivlenir. Bu seçenek, arşivleme işlemi otomatik olarak yürütülürken özellikle önerilir.
• İleri‘ye tıklayın.
• Son adımda arşivleme profili için bir isim belirtilebilir. Son‘a tıkladıktan sonra arşivleme profili Kayıtlı Profiller altında listelenir ve istenirse hemen veya otomatik olarak çalıştırılabilir.

 

Doğrudan Gelen ve Giden E-postaları Arşivleme

MailStore, bir G Suite e-posta alanındaki tüm kullanıcıların tüm gelen ve giden e-postalarını arşivleyebilir. Bu senaryoyu kullanarak eksiksiz ve uyumlu bir arşiv sağlamak mümkündür.

Temel işlevsellik

G Suite’te, Google Mail tüm gelen, giden veya dahili e-posta trafiğinin bir kopyasını harici bir posta kutusuna iletmek üzere yapılandırılabilir.

MailStore Server, düzenli aralıklarla bu adı verilen çoklu posta posta kutusunu arşivlemek için yapılandırılabilir. Bu işlem sırasında, çoklu posta kutusundaki e-postalar kendi MailStore kullanıcılarına (diğer bir deyişle kullanıcı arşivlerine) otomatik olarak atanacaktır. Bu, her kullanıcının yalnızca kendi e-postalarını görüntüleyebildiği anlamına gelir.

Arşivleme işlemi MailStore Server’da kurulmadan önce, G Suite e-posta alanı için e-posta iletiminin ayarlanması gerekir.

Adım 1: G Suite e-posta alanı için e-posta iletmeyi yapılandırma

Lütfen aşağıdakileri uygulayın:

• G Suite alan adınıza yönetici olarak giriş yapın.
• Uygulamalar> G Suite> Gmail için Ayarlar> Gelişmiş ayarlar‘a gidin.
• Alma yönlendirmesini yapılandırın:
  1. Ayrıca Teslim et altında Daha fazla alıcı ekle seçeneğini etkinleştirin.

                 2. Gelişmiş‘i seçin ve Zarf alıcısını değiştir seçeneğini etkinleştirin.

3. Çoklu açılan posta kutusunun e-posta adresini Alıcıyı değiştir alanına girin.

                 4. X-Gm-Original-To üstbilgi ekle seçeneğini etkinleştirin.

5. Pencerenin altındaki Kaydet’e ve ardından Ayar ekle‘ye tıklayın.

• Gönderme yönlendirmesi için 1 ila 5 arasındaki adımları tekrarlayın.
• Değişiklikleri Kaydet’e tıklayın.

Önemli: Çoklu posta kutusunun, G Suite e-posta alan adına ait olmaması gereken bir harici IMAP posta kutusu olması gerekir; çünkü Gmail yinelenen algılama, birkaç alıcıya gönderilen aynı e-postaları düşürecektir. Dahili bir Gmail posta kutusu kullanarak arşivin bütünlüğü sağlanamaz.

Adım 2: Arşivleme Sürecinin Kurulması

Yukarıdaki ayarlar, tüm e-postaların bir kopyasının tek bir harici çoklu posta posta kutusuna iletilmesini sağlayacaktır. MailStore, gönderen ve alıcı bilgilerini, e-posta başlıklarından uygun kullanıcılara atamak için ayıklar. Bu tip posta kutularını kullanarak gelen ve giden tüm e-postaları arşivlemek mümkündür.

Çoklu posta posta kutuları için arşivleme süreçlerini ayarlama, arşivleme profilleri kullanılarak yapılır. Arşivleme profilleri hakkında genel bilgi, Arşivleme Profilleriyle Çalışma bölümünde mevcuttur.

Lütfen aşağıdakileri uygulayın:

• MailStore İstemcisi’ni kullanarak MailStore yöneticisi olarak oturum açın.
• MailStore’da, E-posta Arşivle’yi tıklayın.
• Yeni bir arşivleme profili oluşturmak için, uygulama penceresinin Profil Oluştur alanında E-posta Sunucusu listesinden G Suite‘i seçin.
• Kurulum işlemi boyunca size rehberlik eden bir sihirbaz açılır.

• Çoklu posta posta Kutusu‘nu seçin ve Tamam‘a tıklayın.
• Erişim yolu, Ana bilgisayar, Kullanıcı adı ve Şifre alanlarını doldurun. Girilen verileri doğrulamak için Test‘e tıklayın.

Yalnızca TLS ve SSL protokolleri için: SSL uyarılarını dikkate alma seçeneğiniz vardır. Genellikle, bu uyarılar sunucuda resmi olmayan bir sertifika kullanılırsa görüntülenir.

• Bilinmeyen adreslere sahip e-postaların nasıl işleneceği veya MailStore’dan e-postaların arşivlendikten sonra silinmesini isteme gibi diğer ayarları yapın. İkinci seçenek, özellikle arşivleme için kullanılan posta kutularıyla çalışırken hassastır.

Uyarı: Kullanıcıların posta kutularından ek olarak iletileri arşivliyorsanız, hedef klasör adlarını burada kullanıcı posta kutusu arşivleme profilleri tarafından oluşturulan adlarla eşleşen klasör adlarına ayarlamanız gerekir. Aksi takdirde, kullanıcıların arşivlerinde ek veya benzer klasörler oluşturulabilir. Klasör adları büyük / küçük harfe duyarlıdır.

• Arşivleme işleminden önce Dizin Hizmetleri ile Senkronize Et seçeneği etkinleştirilirse, arşivleme işlemi gerçekte çalışmadan önce MailStore kullanıcı listesi yapılandırılmış dizin hizmeti ile eşitlenir. Bu, örneğin MailStore’un e-postalarını doğru arşivlere ayırmasını sağlayan arşivlemeden önce MailStore kullanıcıları olarak yeni çalışanların yaratılması avantajına sahiptir.
• İleri‘ye tıklayın.
• Zaman aşımı değeri sadece durum bazında ayarlanmalıdır (ör. Çok yavaş sunucularda).
• İleri‘ye tıklayın.
• Son adımda, yeni arşivleme profili için bir isim seçin. Son‘a tıkladıktan sonra arşivleme profili Kayıtlı Profiller altında listelenir ve istenirse hemen veya otomatik olarak çalıştırılabilir.