Doküman Kontrolü

Küçük ya da orta ölçekli işletmeler ile bilgi ve belgelerin biriktirilmek, saklanmak durumunda olduğu tüm şirket, kurumlarda bir dokümantasyon mekanizması olması gerekiyor. Sürekli olarak biriken evrak ve verilerin kontrol edilebilir olması, işlerin daha içinden çıkılı bir hal alabilmesi için bu bir şart.

Bir doküman yönetim sisteminde temel mekanizma arşivleme üzerine çalışır. Bu amaçla tasarlanan tüm sistemler bu işlevi yerine getirir. Ancak bu aşamada nitelikli bir arşivleme yapılıp yapılmadığı ön plana çıkıyor. Burada ilk nokta hafızanın verimli kullanılması. Hafızanın ölçeklendirilebildiği, dinamik olarak kullanılabildiği sistemler her zaman için daha nitelikli çalışırlar. Aksi taktirde kısa sürede hafıza dolma sinyalleri verecek ve program hata oluşturacaktır.

Doküman yönetiminde ikici önemli nokta da arşivlenen verilerin ulaşılabilirlik ölçüsüdür. Hız kavramı burada temel nokta. Sistem ağına bağlı tüm bilgisayarlar aynı anda arşive erişebilir olmalılar ve aranan evraklara ulaşabilmek için gelişmiş bir arama sistemi de uygulamaya dahil olmalı.

Sistemde nelerin kayıt altında tutulacağı yöneticinin dokümantasyon yönetim programına vereceği komutlar ve ayarlamalar ile alakalıdır. Bu yüzden böyle bir uygulamanın opsiyonel olması iyi bir yönetim sistemi için en temel unsur olmalı. Ne kadar çok özellikli kullanıcı tarafından özelleştirilebiliyorsa o yönetim sistemi o kadar dinamik olur. Bu noktayı bir veri ve arşiv yönetim, kontrol mekanizması için başarı kriteri olarak söyleyebiliriz.