E-posta Arşivleme ve Yedeklemeler – Kritik Farklar

Diğer birçok iletişim aracının bulunmasına rağmen, e-posta dünyadaki şirketler için en önemli iletişim aracı olmaya devam etmektedir. Ancak şirketler, e-postalarının uzun vadede korunması ve kullanılabilir tutulması gereken iş açısından kritik veriler içerebileceğinin her zaman farkında mıdır?

E-posta uyumluluk düzenlemeleri sürekli büyüyor ve bu nedenle bu tür verilerin işlenmesini düzenleyen yasal gereklilikler de artıyor. BT karar vericilerinin e-posta verilerini güvence altına alma konusunu ele almaları ve bunu sırasıyla stratejik BT güvenliği e-posta yönetişimi politikalarına dahil etmeleri esastır. Küresel şirketlerin uyumluluk gereksinimlerinin ülkeden ülkeye değişebileceğini hatırlamaları gerekir.

Genel bakış

• Ne Farklar var?
• Posta Kutusu Kotalarını Ortadan Kaldır
• PST Dosyalarını Ortadan Kaldırın
• Çoğaltma ve Sıkıştırma Yoluyla Depolama Gereksinimlerini Azaltın
• E-posta Sunucularının İş Yükünü Azaltın ve Yedekleme ve Geri Yükleme İşlemlerini Basitleştirin
• Eksiksiz, Kurcalamaya Karşı Korumalı ve Uzun Süreli E-posta Saklama Olanağı Sağlayın
• Uyumluluk Gereksinimlerini Karşılamaya Yardımcı Olur
• eDiscovery senaryolarında yardım
• Hızlı Arama için E-postaların Tam Metin Dizinlemesi
• Son Kullanıcılar: Kayıp E-postaları Hızlı ve Kolay Bir Şekilde Geri Yükleyin
• Önemli: Veri Gizliliği Sağlamak
• Sonuç olarak

İş Açısından Kritik Verileri Korumak

Ancak bir şirket önemli, iş açısından kritik verileri nasıl koruyabilir? Cevap, hem bir e-posta arşivleme çözümü hem de bir yedekleme yazılımı uygulamaktır. Her iki çözümü de kurumsal bir ortamda dağıtmak, farklı amaçları yerine getirdikleri ve birbirlerini iyi tamamladıkları için aslında çok önemlidir.

Farklılıklar Nedir?

Yedekleme ve E-posta Arşivleme

Herhangi bir e-posta arşivleme çözümünün temel amacı, e-posta verilerinin zaman içinde kullanılabilir ve geri alınabilir kalmasını sağlamaktır. Şirketler için bu özellikle bir ticari işlemin hazırlanmasında, tamamlanmasında, yürütülmesinde veya tersine çevrilmesinde yer alan e-postalarda (örneğin faturalar, teklifler, destek talepleri veya randevu talepleri) önemlidir.

Buna karşılık, yedeklemenin amacı, söz konusu verilerin düzenli bir anlık görüntüsünü sağlayarak verileri kısa ve orta vadede depolamaktır. Bu kavram, tüm veri kümelerinin kopyalarının, harici depolama veya bulut ortamına değiştirilip daha sonraki bir tarihte geri yüklenebilmesi için yapılmasına olanak tanır.

Bu nedenle, bir yedekleme yalnızca olağanüstü durum kurtarma amaçlıdır ve veri kaybı durumunda geçici, yedeklenmiş veri kümelerinin harici depolamadan kopyalanmasına izin verir. Bu belgedeki ifadeler, yedekleme ve e-posta arşivlemenin temel kavramlarına dayanmaktadır e-posta arşivleme tamamen geçerlidir.

Hepsinin Arkasında Ne Var?

Posta Kutusu Kotalarını Ortadan Kaldır

Bir e-posta arşivleme çözümü, başarıyla arşivlenen e-postaların e-posta sunucusunun posta kutularından (otomatik olarak) silinmesini sağlar ve böylece sunucudaki depolama alanını boşaltır.

Yedekleme çözümü genellikle e-posta sunucusunun verilerinin geçici kopyalarını harici bir depolama ortamında veya bulutta oluşturur. Bu bağlamda – ve kullanılan yedekleme kavramına bağlı olarak – “geçici”, yedekleme içindeki verilerin üzerine yazıldığı veya silindiği (örneğin artımlı yedeklemeler durumunda) veya yedekleme dosyası artık gerekmiyorsa sabit bir programa göre tamamen silindiği anlamına gelir. Bu kopyaların oluşturulması posta kutusu kotalarına olan ihtiyacı ortadan kaldırmaz – “tam posta kutuları” ve sık sık ilişkilendirilen e-postaları (örneğin harici PST dosyalarına) “değiştirme” ihtiyacı hem kullanıcılar hem de BT yöneticileri için bir sıkıntı olmaya devam eder.

PST Dosyalarını Ortadan Kaldırın

PST dosyaları çoğunlukla bir kullanıcının posta kutusundan e-postaları aktarmak (örneğin posta kutusu kotaları nedeniyle) veya kullanıcının bilgisayarında e-postaların yerel kopyalarını oluşturmak için kullanılır. Posta kutusunun içeriği el ile veya otomatik olarak (örn.Microsoft Outlook işlevi Otomatik Arşiv aracılığıyla) bir PST dosyasına kopyalanır, daha sonra harici bir depolama ortamına aktarılır ve gerekirse içeriğin kullanıcının posta kutusundan silinmesine izin verilir.

Birçok şirket, genellikle risk taşıdıkları için PST dosyalarından tamamen kurtulmaya çalışıyor. Hataya eğilimli ve verimsiz olarak kabul edilirler ve genellikle çok fazla depolama alanı kaplarlar. PST dosyaları, özellikle çeşitli kullanıcıların bilgisayarlarında ve konumlarında depolandıkları için kolayca zarar görebilir veya kaybolabilir. Bu, dosyaları yedeklemeyi zorlaştırır ve sıklıkla anahtar verilerin kaybolmasına neden olur. Ayrıca, PST dosyaları tam metin arama işlevi kullanılarak taranamaz ve kurcalamaya karşı da korumalı değildir.

Bu bağlamda, e-posta arşivleme, özellikle BT yöneticileri için çok önemli faydalar sağlar ve ayrıca şirketlerin gereksinimlerini karşılamaya yardımcı olabilir. E-postalar, gerekli mevzuat ve uyumluluk gereklilikleri dikkate alınırken, uzun süreli saklama için tasarlanmış merkezi olarak yönetilen bir sistemde arşivlenir. Bu, BT yöneticisine tüm arşivleme işlemi üzerinde denetim sağlar. Arşivlenen e-postalar e-posta sunucusundan otomatik olarak silinebildiğinden, PST dosyaları posta kutusu kotalarını atlamak için olası bir çözüm olarak gereksiz hale gelir. Mevcut PST dosyalarının içeriği de merkezi olarak arşivlenebilir, böylece son kullanıcılar bunlara kolaylıkla göz atabilir.

PST dosyalarını, kullanılan herhangi bir arşivleme işleminden bağımsız olarak yedeklemek de temel olarak mümkündür. Ancak, bu yaklaşım posta kutusu kotalarının atlanmasına izin vermediğinden, yedeklemeleri kullanarak PST dosyalarını tamamen ortadan kaldırmak mümkün değildir.

Tekilleştirme ve Sıkıştırma Yoluyla Depolama Gereksinimlerini Azaltın

PST dosyalarına kıyasla e-posta arşivlemenin bir diğer avantajı, arşivlenmiş e-postaları tekilleştirme ve sıkıştırma yeteneğidir; bu, arşivin daha az depolama alanı kullandığı anlamına gelir.

Bir yedekleme çözümünün de verileri sıkıştırabileceği ve sağlayıcıya bağlı olarak yinelenen verileri kaldırabileceği doğru olsa da, bir e-posta arşivleme çözümü, e-posta sunucusunun artık daha önce arşivlenmiş olan e-postaları tutması gerekmediğinden, e-posta sunucusunu boşaltma gibi önemli bir avantaja sahiptir.

E-posta Sunucularının İş Yükünü Azaltın ve Yedekleme ve Geri Yükleme İşlemlerini Basitleştirin

Başarılı arşivlemeden sonra e-postaları sunucudan silmek için “kurallar” uygulanarak, sunucudaki veri hacmi azaltılabilir. Bu, e-posta sunucusundaki sonraki yedeklemeleri ve geri yükleme yordamlarını (veri kaybı durumunda) önemli ölçüde hızlandırabilir ve böylece bu iş açısından kritik sistemin çalışmama süresini önemli ölçüde azaltabilir. Genel olarak e-posta sunucusundaki veri yükünü hafifletmenin yanı sıra, e-posta arşivleme de yedekleme işleminin performansını artırabilir. Bir yedekleme çözümü bunu kendi başına yapamaz.

Eksiksiz, Kurcalamaya Karşı Korumalı ve Uzun Süreli E-Posta Saklama Sağlayın

Herhangi bir e-posta arşivleme çözümünün temel amacı, e-posta verilerini eksiksiz, kurcalanmaya karşı korumalı ve uzun süreli kullanılabilirlik sağlayan bir biçimde tutmaktır (bkz . Uyumluluk Gereksinimlerini Karşılamaya Yardımcı Olur ).

Eksiksizlik genellikle e-posta sunucusuna varıldığında/bu sunucudan ayrıldığında ( günlük kaydı olarak bilinir ) e-postaların doğrudan arşivlenmesiyle sağlanır. Bir yedekleme çözümü yalnızca e-posta sunucusunu mevcut durumunda ( anlık görüntü ) kaydeder. Bu, yedekleme oluşturulmadan önce kullanıcıların e-posta verilerini silme ve kaybetme olasılığını artırır.

Profesyonel e-posta arşivleme çözümleri, şifreleme, karma değerlerin oluşturulması, kullanıcı ayrıcalıklarının gerekli minimum düzeyde sınırlandırılması ve ilgili değişikliklerin ve kullanıcı etkinliklerinin denetim günlüklerinin tutulması yoluyla verilerin “kurcalamaya karşı korumalı” bir şekilde tutulmasına yardımcı olur. Bazı yedekleme çözümleri artık kurcalamaya karşı koruma göz önünde bulundurularak pazarlanmaktadır – bunun tam olarak ne anlama geldiği sağlayıcıdan sağlayıcıya değişiklik gösterir.

Bir e-posta arşivleme çözümü, bir yedekleme çözümünden farklıdır, çünkü bir yedekleme çözümü normalde verileri yalnızca kısa ve orta vadede depolarken, verileri genellikle birkaç yıl boyunca arşivde tutar. Bu nedenle bir yedekleme, yalnızca olağanüstü durum kurtarma amaçlıdır ve veri kaybı durumunda geçici, yedeklenmiş veri setlerinin harici depolamadan geri yüklenmesine izin verir.

Uyumluluk Gereksinimlerini Karşılamaya Yardımcı Olur

Uygulanan çözüme bağlı olarak, e-posta verilerinin eksiksiz, kurcalanmaya karşı korumalı ve uzun vadeli bir şekilde arşivlenmesi, uyumluluk gereksinimlerinin karşılanmasına yardımcı olur, çünkü e-postalar da söz konusu ülkeye ve sektöre bağlı olarak değişen uyumluluk gereksinimlerine tabi olabilir.

Bunun gerçekleşmesi için önemli bir kriter, söz konusu verilerin bütünlüğüdür: günlük arşivleme ile, e-postalar alındıkları veya gönderildikleri anda arşivlenirken, bir yedekleme genellikle belirli bir programı takip eder ve geçici olarak kurcalama veya veri kaybı riskini barındırır. GDPR seçenekleri ve saklama ilkeleri , çoğu e-posta arşivleme çözümü ve aslında bir dizi yedekleme çözümü tarafından desteklenir, ancak ikinci durumda yapılandırma seçenekleri genellikle kullanıcı dostu veya kapsamlı değildir.

eDiscovery Senaryolarıyla İlgili Yardım

Anglo-Amerikan yargı bölgelerinin dışında, eDiscovery genellikle elektronik olarak saklanan bilgilerin yerelleştirilmesi, tedarik edilmesi, gözden geçirilmesi ve değiş tokuş edilmesi süreci anlamına gelir.

Hem profesyonel e-posta arşivleme hem de yedekleme çözümleri, genellikle bir arama işlevinin yanı sıra kısmi kurtarma ve dışa aktarma işlevleri sağladıkları için e-Keşif senaryolarında yardımcı olabilir. Ancak, bir yedekleme çözümünün işlevlerinin, bir e-posta arşivleme çözümününkiler kadar kapsamlı olmadığını akılda tutmak önemlidir. PST dosyaları, yedeklerde depolanan e-postalar içeriyorsa (bkz. PST Dosyalarını Ortadan Kaldırma), eKeşif senaryoları zahmetli ve zaman alıcı olabilir.

Hızlı Arama İçin E-postaların Tam Metin Dizine Alınması

Bazı profesyonel e-posta arşivleme çözümleri, arşivlenen e-postaların ve eklerinin içeriğini ve meta verilerini tam metin dizininde kaydeder. Gerekli ayrıcalıkların verilmesi koşuluyla, bu, son kullanıcıların BT yöneticisine güvenmek zorunda kalmadan canlı sistemde belirli e-postaları hızlı ve verimli bir şekilde aramasını sağlar. Microsoft Outlook gibi Office uygulamalarına entegrasyon yoluyla bu işlevi sunan e-posta arşivleme çözümleri de vardır.

Bir dizi yedekleme çözümüyle bu öğelere ayrı ayrı göz atmak mümkün olsa da, bu işlev genellikle BT yöneticisi için ayrılmıştır ve belirli içerik ve meta verilerle sınırlandırılmıştır.

Son Kullanıcılar: Kayıp E-Postaları Hızlı Ve Kolayca Geri Yükleyin

Son kullanıcılar için e-posta arşivleme çözümleri, kurtarma söz konusu olduğunda da yedekleme çözümlerine göre avantajlar sunar. Son kullanıcılar, bağımsız olarak kurtarmadan önce arama işlevini kullanarak belirli e-postaları arayabilir. E-postaları geri yüklemek için ek BT ​​kapasitesi gerekmez, yani BT yöneticisinin belirli e-postalar için manuel olarak yedekleme aramasına ve bunları kullanıcı için geri yüklemesine gerek yoktur. Buna karşılık, bir yedekleme çözümü normalde son kullanıcılara, verilere doğrudan erişim sağlamaz.

Bilinmesi Önemli: Veri Gizliliğinin Sağlanması

Gelen ve giden e-postaları arşivlerken veri gizliliği düzenlemeleriyle çakışmaları önlemek için özel e-posta kullanımının yasaklanmasını veya çalışanların yalnızca harici e-posta hizmetlerini kullanmasını zorunlu kılmanızı öneririz. Politika, örneğin şirketin BT altyapısını kullanma yönergelerinde, bir şirket sözleşmesinde, bir çalışanın izin beyanında veya bir bireysel iş sözleşmesinde yazılı olarak belirtilebilir.

Sonuç Olarak:

E-posta arşivleme ve e-postaları yedekleme, farklı hedefler peşinde koşan tamamen farklı iki çözümdür. Yedeklemeler, olağanüstü durum kurtarma senaryolarıyla başa çıkmak ve verileri yalnızca sınırlı bir süre için depolamak üzere tasarlanırken, bir e-posta arşivleme çözümünün görevi, verilerin uzun bir süre boyunca bile geri alınabilir ve kullanılabilir olmasını sağlamaktır. Bu arada, e-posta arşivlerinin de yedeklenmesi gerektiğini unutmamak önemlidir. Ardından, güvenlik bilincine sahip herhangi bir şirketin BT stratejisinde hem veri yedeklemelerinin hem de e-posta arşivlemenin temel unsurlar olduğu sonucu çıkar.

*MailStore Server Avrupa’da GDPR, Türkiye’de KVKK uyumlu olup. Aynı zamanda ISO27001 süreçlerini de desteklemektedir.

Kaynak: https://www.mailstore.com/en/blog/2020/01/22/email-archiving-vs-backups/