Pazar , 3 Temmuz 2022
Ana Sayfa > MAKALELER > Docsvault > 2022’de Kağıtsız Ofise Geçiş – Zorluklar ve Çözüm
Safetica

2022’de Kağıtsız Ofise Geçiş – Zorluklar ve Çözüm

“Kağıtsız Ofis” fikri ilk olarak 1995 yılında Business Week’teki bir makalede kavramsallaştırıldı. O zamanlar yüksek bir fikir gibi görünse de, şimdi uygun bir kağıtsız belge yönetim yazılımı ile bunu başarmak oldukça mümkün. Kağıda bağımlı bir iş yeri yüksek çevresel ayak izine sahip olmakla kalmaz, aynı zamanda belgelerin güvenliği ve çalışanların verimliliği konusunda da ciddi endişeler doğurur. Teknoloji ve dikkatli kağıtsız ofis uygulamaları bir araya geldiğinde, daha sürdürülebilir bir çalışma alanı mümkün hale geliyor. O zaman bizi tutan nedir ve sorunlarla nasıl mücadele ederiz? Hadi bulalım.

Kağıtsız Ofisin Faydaları Nelerdir?

Kağıt kullanmamaya başladığınızda keyif alacağınız bu avantajlar listesi  , sınırı aşmanız  için yeterli olacaktır.
  1. Sağlam Güvenlik
    Pahalı dosya dolapları ve kağıt parçalama mekanizmalarıyla bile kağıt seçtiğinizde ihlaller olabilir. Bununla birlikte, Docsvault gibi birinci sınıf  kağıtsız çözümlerin yüksek teknolojili, banka düzeyinde güvenlik mekanizması, keyifli bir gece uykusunun keyfini çıkarmanızı sağlayacaktır.
  2. Kolay Erişim Kağıtsız bir ofise
    geçerek , verilerinize herhangi bir zamanda ve herhangi bir yerden sadece bir tıklama ile erişebilirsiniz. Docsvault, seçici çalışanlara ve ekiplere erişim sağlarken iş hedeflerinize ve ihtiyaçlarınıza bağlı kalmanıza bile izin verir. Kağıtsız bir belge yönetim yazılımı , uygun şekilde dizine alınmış dosyalar ve kolay kurallarla verileri bulmayı, paylaşmayı ve depolamayı hiç olmadığı kadar kolaylaştırır.
  3. Sürdürülebilir İşi Teşvik Eder
    Kağıtsız bir ofise geçerek toplum için üzerinize düşeni yapabilirsiniz. Kağıtsız çözümler sadece ofis işleri için kesilen ağaç sayısını azaltmakla kalmayacak, aynı zamanda iş yerinizin karbon ayak izini de azaltacaktır.
  4. Otomatik Veri Tutma
    Kağıtsız bir ofis , otomatik veri tutma ve yedekleme yoluyla verilerin yanlış yerleştirilmesi, zarar görmesi veya kaybolması riskini büyük ölçüde azaltır. Çalışanların değerli zamanı kaydedilir ve her dosyanın manuel olarak yedeğini oluşturmaları gerekmez.

Pek çok faydası olmasına rağmen, zorlukları da vardır. Sonunda onları yenmek ve başarılı bir şekilde kağıtsız gitmek için onların farkında olmanız gerekir .

Zorluklar nelerdir?

Halihazırda kağıttan kurtulmayı düşünüyorsanız, geçiş yapmadan önce aşağıdaki zorlukları göz önünde bulundurmalısınız.

  1. Maliyet Kağıtsız bir ofisin
    donanım ve yazılım maliyetleri yüksek olabilir. Gerekli BT personelini ve altyapının gerektireceği sürekli güncellemeleri düşünün. Kağıtsız kalırsanız, siber güvenliği sağlamak için de sıkı adımlar atmanız gerekir . Bulut platformları daha uygun fiyatlı bir seçenek sunsa da, güvenlik riskleri de yoktur.
  2. Çalışan Eğitiminin Eksikliği Kağıtsız ofis 
    hala nispeten yeni bir  trend olduğundan, çalışanlar genellikle en iyi uygulamalar konusunda bilgili değildir. Bu, insan hatalarının sızabileceği anlamına gelir. Ancak, proaktif eğitim oturumlarının halledemeyeceği hiçbir şey yoktur.
  3. Yasal Engeller 
    Bazı yasal yükümlülükler, kağıtsız kalsanız bile “ıslak” imzaların basılı kopyalarını saklamanızı gerektirebilir. Sektörünüzdeki uyumluluk gereksinimleri değişti mi? Çoğu sektörde dijital imzalar artık “ıslak” imzalar kadar geçerli.

Üzülmeyin; masanızdaki dosya yığınlarından kurtulmak hala mümkündür. Daha da detaylandıralım.

Kağıtsız Ofise Doğru Adımlar – Engelleri Aşmak

Bu basit adımları izleyerek, kağıtsız bir ofise verimli bir şekilde geçiş yapabilirsiniz .

  1. Kağıt Belgelerinizi ve Dosyalarınızı Düzenleyin 
    Mevcut kağıt dosyalarınızı ve belgelerinizi düzenlemek için bir plan yapın. Ekipleri bölmek ve işi uygun şekilde devretmek önemlidir. Bu yapıldığında, kağıtsız çağa bir adım daha yaklaşacaksınız.
  2. Yazılım ve Eğitim Alın  Kağıtsız belge yönetimi yazılımında
    işletmenizin ihtiyaç duyduğu özelliklerin bir listesini yapın . Bütçeye karar verin ve en uygun olanı seçmek için yoğun araştırmalar yapın. Son olarak, sorunsuz ve kendinden emin bir geçiş için çalışanlarınızı uygun şekilde eğitmek için bir plan oluşturmalısınız.
  3. Başlayın
    Çalışanlarınız eğitildikten sonra mevcut belgelerinizi taramaya başlayabilirsiniz. Tüm yenilerin elektronik olarak saklandığından ve herkesin aynı konuda hazır olduğundan emin olun. Farklı ekipler için kriterler belirleyebilir ve kendilerini bunalmış hissettiklerinde stajyerler de işe alabilirsiniz. Bir kaza durumunda dosyalarınızın yedeğini almayı unutmayın.
  4. Haberi Yayınlayın
    Sonraki, müşterilerinizi döngüde tutmak çok önemlidir. Şirketinizin başarısına ne kadar önem verdiğini ve kağıtsız bir ofisin onlar için de nasıl faydalı olacağını anlamalarını sağlamak için ihtiyaç duydukları her soruyu çözün . Geçişi hızlandırmak için onları elektronik paylaşım ve elektronik belge imza hizmetleriyle de tanıştırabilirsiniz.

Özetle

Şirketler, çoğu üç ay içinde eskiyen kağıt formlara yılda yaklaşık 120 milyar dolar harcıyor. Ayrıca, yalnızca kağıt dosyaları aramak, bir ofis çalışanının zamanının %40’ını alır. Kağıtsız bir ofis inşa etmek, Docsvault’un  size yardımcı olmayı vaat ettiği  bir yolculuktur. İhtiyaç duyacağınız her şeye ve daha fazlasına sahip kağıtsız bir  belge yönetimi yazılımına  geçerek çalışanlarınızın üretkenliğini artırın ve işinizi daha ekonomik ve sürdürülebilir hale getirin.

Kaynak:https://www.docsvault.com/blog/switch-to-paperless-office/

Yeni Makale

Doküman Yönetim Sistemi İçin En İyi 6 İpucu

Belgeler, herhangi bir işletmenin ayrılmaz bir parçası olarak kabul edilir. Organizasyonel büyüme, işletmenin doküman yönetimi stratejisine …