E-posta Arşivleme Hakkında 5 Yaygın Yanılgı

E-posta Arşivleme Hakkında 5 Yaygın Yanılgı

E-posta trafiğindeki istikrarlı artış, iş dünyasında uzun yıllardır süregelen bir sorundur ve bu nedenle birçok şirketin sürekli genişleyen bilgi kaynağı olan e-postayı korumayı ihmal etmesi daha da şaşırtıcıdır. Ancak, e-postalarda bulunan değerli bilgilerin güvenliği, e-posta arşivleme yazılımlarıyla hızlı, kolay ve düşük maliyetli bir şekilde sağlanabilir. Konuya ilişkin belirli bir bilgisizlik nedeniyle, şirketler birçok ülkede yasal olarak belirli e-posta türlerini saklamakla yükümlü olmalarına rağmen e-posta arşivlemeye hâlâ çok az önem vermektedir. Bu nedenle, bu makalede e-posta arşivlemeyle ilgili en yaygın beş yanılgıya ışık tutmak ve profesyonel bir e-posta arşivleme çözümünün bir şirket için yalnızca e-posta verilerini yedeklemenin ötesinde sağlayabileceği katma değeri açıklamak istiyoruz.

Yanlış Anlama 1: Zaten Yedekleme Kullanıyorum – Ek Arşivleme Yazılımına İhtiyacım Yok.

Yedeklemeler, bilgi ve sistem verilerinin kopyalarını düzenli aralıklarla (örneğin her 24 saatte bir) depolar ve verileri genellikle yalnızca kısa ve orta vadeli süreler için saklar. Veri yedeklemeleri, öncelikle kayıp olayından sonra önemli sistemleri ve dosyaları hızla kurtarmayı amaçlayan bir Afet Kurtarma yöntemidir. Ancak, iki depolama noktası arasında kaybolan veriler kurtarılamaz ve iki depolama döngüsü arasında veriler değiştirilmiş olabilir.

Profesyonel bir e-posta arşivleme çözümüyle, dosya ekleri de dahil olmak üzere tüm e-postaların kopyaları, orijinaline sadık, kolayca geri alınabilir ve kalıcı olarak erişilebilir bir biçimde uzun yıllar boyunca güvenli bir şekilde saklanabilir. E-postalar arşivlendikten sonra (günlük arşivleme ve arşivde şifreleme kullanıldığında) kaybolması veya değiştirilmesi imkansız olduğundan, bir e-posta arşivleme çözümü, bir şirketin e-postalarda tutulan işle ilgili verilerin saklanmasını düzenleyen yasal ve düzenleyici gerekliliklere uymasına da yardımcı olabilir.

İdeal olarak, her iki çözümün de avantajlarından yararlanmak için bir yedekleme sistemi, e-posta arşivleme yazılımıyla birlikte kullanılmalıdır.

Yanlış Anlama 2: Mevcut E-posta Hizmetim, E-postaları Profesyonel Olarak Arşivlemek İçin Zaten Yeterli Seçenekler Sunuyor.
Çoğu e-posta sağlayıcısının entegre arşivleme seçenekleri, genellikle profesyonel e-posta arşivleme yazılımlarının sunduğu işlev ve özellik yelpazesiyle eşleşemez. Örneğin, yerel arşivleme seçenekleri, kurcalamaya dayanıklı bir arşiv oluşturulmasını nadiren destekler veya arşivin kullanılan e-posta platformundan bağımsız olarak yönetilmesine olanak tanır; bunlar, güvenli bir e-posta arşivinin iki temel gereksinimidir.

Yanlış Anlama 3: E-posta Arşivleme Pahalıdır ve BT Ekibim İçin Daha Fazla İş Yüküne Neden Olur.
Gerçek: Profesyonel bir e-posta arşivleme çözümünün işletme maliyeti genellikle düşüktür, çünkü bu maliyet, gereken kullanıcı lisansı sayısına göre belirlenir. Ayrıca, profesyonel bir e-posta arşivi birçok avantaj sağlar ve ilk yatırım maliyeti hızla amorti edilir. Örneğin, güçlü “self-servis” seçenekleri, bir e-posta arşivleme çözümünün kullanıcıların bir BT yöneticisinden yardım istemek zorunda kalmadan ihtiyaç duydukları e-postaları kendi başlarına aramalarına olanak tanır. Hem kullanıcılar hem de yöneticiler, başka yerlerde değerlendirilebilecek değerli zamandan tasarruf sağlar.

Yanlış Anlama 4: E-posta Arşivleme, Yalnızca Yoğun Düzenlemeye Tabi Sektörlerde Gereklidir.
Birçok ülkede, şirketlerin yasalar gereği, e-postalar ve ekleri de dahil olmak üzere iş açısından kritik verileri, tanımlanmış gerekliliklere uygun olarak saklamaları gerekmektedir. Özellikle finans, sağlık veya eğitim gibi düzenlemelere tabi sektörlerde, gereklilikler özellikle katı olabilir ve bu da bir e-posta arşivleme çözümünü vazgeçilmez kılar.

Şirketiniz yasal arşivleme düzenlemelerine tabi olmasa bile, profesyonel arşivlemenin uyumluluğun çok ötesine geçen avantajlar sunması nedeniyle bir e-posta arşivleme çözümü yine de önemlidir. E-postalar, katı bir yasal gereklilik olmasa bile korunması gereken büyük miktarda kritik iş bilgisi içerir. Ticari yazışmaların yanı sıra, e-postalar teklifler, sözleşmeler, fatura ve satış verilerini ve hatta şirket içi iş akışları veya finansal veriler gibi gizli kurumsal verileri içerebilir. Bu bilgiler, olaydan yıllar sonra bile şirket için hala geçerli olabileceğinden, olağan bir şekilde arşivlenmelidir. E-postaları bir arşivleme sistemine aktarmak, e-posta sunucusunun yükünü hafifletmenin yanı sıra, kullanıcılar e-posta arşivlerine kendileri erişebiliyorsa BT personelinin iş yükünü de azaltabilir. Ayrıca, kesintisiz bir geçmiş e-posta arşivi, cezai işlemlerde veya şirket içi uyumluluk davalarında faydalı olabilecek kanıtlar içerebilir.

Yanlış Anlama 5: E-posta Arşivleme, Veri Gizliliğiyle Uyumlu Değildir.
Profesyonel bir e-posta arşivi, tüm e-postaların orijinal kopyalarını uzun yıllar boyunca güvenli bir şekilde sakladığından, şirket içi araştırma ekiplerine eski e-posta içeriklerini ararken, uyumluluk denetimlerinde, işletme ve vergi denetimlerinde ve hatta cezai işlemlerde kullanılmak üzere kanıt üretirken kritik destek sağlayabilir.

Bununla birlikte, bir süredir odak noktası dijital dünyada kişisel verilerin korunmasına (veri gizliliği) kaymıştır. GDPR’nin AB’de yürürlüğe girmesinden bu yana, veri gizliliği Avrupa dışındaki ülkelerde de giderek artan bir ilgi odağı haline gelmiştir. Gizlilik yasaları, genellikle e-postalarda bulunan kişisel verilerin, bu veriler önceden belirlenmiş belirli bir amaç için kullanılmadığı sürece uzun süreli saklanmasını yasaklar.

Ancak, e-posta arşivleme ve veri gizliliği kesinlikle uzlaştırılabilir. Profesyonel bir e-posta arşivleme çözümü, yasal azami saklama süresi dolduğunda e-postaları posta kutularından ve arşivlerden silmek için önceden tanımlanabilir saklama politikaları ve silme kuralları kullanabilir. Dolayısıyla, e-posta arşivinin faydalarından, yürürlükteki veri gizliliği mevzuatını ihlal etme korkusu olmadan yararlanılabilir.

Özetle – E-posta Arşivleme Bir Zorunluluktur.
Kurumsal e-posta arşivleme konusundaki yanlış kanılar, konuya yeterince dikkat edilmediği anlamına geliyor. Ancak e-posta arşivleme, işletmeyle ilgili bilgi ve belgelerin depolanması ve veri gizliliği yasalarına uyulması söz konusu olduğunda hayati bir rol oynuyor. Sonuç olarak e-posta, özellikle iş dünyasında 1 numaralı iletişim kanalıdır ve öyle kalacaktır.

Uyumluluk gerekliliklerini karşılamaya yardımcı olmasının yanı sıra, şirketler profesyonel bir e-posta arşivleme çözümü kullandıklarında başka şekillerde de fayda sağlayabilirler.

Ya da e-posta arşivleme çözümümüzü denemek isterseniz, hemen 30 günlük ücretsiz deneme sürümümüzü indirin ve profesyonel e-posta arşivlemenin avantajlarına kendiniz şahit olun.

Kaynak :https://www.mailstore.com/en/blog/misconceptions-email-archiving/