Belgeler, herhangi bir işletmenin ayrılmaz bir parçası olarak kabul edilir. Organizasyonel büyüme, işletmenin doküman yönetimi stratejisine bağlıdır. Belge yönetim sistemi en iyi uygulamaları, şirketlerin maliyetleri düşürmelerine, hizmetleri iyileştirmelerine, üretkenliği artırmalarına ve yasal gereklilikleri karşılamalarına olanak sağladıkça çok önemli hale geliyor.

Belge Yönetimi İçin: En İyi 6 İpucu

1. Bir belge yönetim sistemine duyulan ihtiyacın farkına varın

   Verileri ve bilgileri yönetmek zorlu bir iştir. Bu nedenle, herhangi bir işletmenin temel bileşenlerinden biri olan belgeler kendi başlarına bırakılamaz ve tutarlı bir şekilde bakılıp yönetilmesi gerekir. Kuruluş, belgeleri işlemek, sürdürmek veya yönetmek için çok spesifik olmalıdır. Etkili bir belge yönetim sistemi seçmek , kurumsal ihtiyaçlarınızı doğru bir şekilde değerlendirmekle başlar. İdeal bir belge yönetim sisteminde aranması gereken özellikler aşağıdadır.

   • Belge Tarama ve Dijitalleştirme
   • Belge Güvenliği ve Denetim Takip Sistemi
   • Belge Arama Yetenekleri
   • Versiyon Kontrolü
   • Belge İş Akışı ve Dijital İmzalama Yetenekleri
   • Belge Yedeklemeleri ve Geri Yükleme
   • Belge Paylaşımı, İşbirliği ve Entegrasyon

2. Dijital Dolap ve Klasör Yapısını Organize Edin

   Dosya dolapları iş yeri ile eş anlamlı hale geldi ancak fiziksel dolap ve klasör yapısı ile uyumlu olmak birçok kuruluş için bir zorluk haline geldi. Fiziksel bir dosyalama sisteminde dolaplar çok yer kaplar ve işletme maliyetlerini artırır. Düzgün etiketlenmemiş fiziksel klasörler yanlış yerleştirilebilir ve doğal afetler nedeniyle herhangi bir veri sızıntısından veya hasardan korunması zordur.

   Docsvault belge yönetim yazılım sistemi, elektronik belgeleri sistematik olarak düzenlemek için mantıksal bir dijital dolap ve klasör yapısı sunar. Fiziksel dosyalama sisteminize benzer şekilde hiyerarşik ağaç, Dosyaları içeren Klasörleri içeren Dolaplardan oluşur. Dolap sihirbazını kullanarak Dolap oluşturma, denetim, kullanılabilir profiller, güvenlik, uyarılar vb. gibi uygun ayarları sistematik olarak atamanıza yardımcı olur. Üretim, muhasebe, İK, operasyon, satış vb. gibi farklı müşteri veya departmanlara göre çeşitli dolaplar oluşturabilirsiniz. Docsvault size izin verir. Daha sonra tek tıklamayla yeniden oluşturmak için sınırsız Klasör Şablonu oluşturmak için. Klasör Şablonu, Şablon içindeki herhangi bir klasör için güvenlikleri, belge profillerini, özel sütunları ve denetim izi ayarlarını önceden tanımlamanıza olanak tanır. Anında erişim ve tek tip bir depolama politikası için belgelerinizi yönetmenize yardımcı olur. Belge yönetimi en iyi uygulamalarını sağlayan dijital dolaplarda belgelerinizi düzenleyin.

3. Dosya Adlandırma ve Dizinlemenizin tek tip olduğundan emin olun

   İndeksleme, herhangi bir ticari kuruluşun belgelerini korumak ve kolayca aramak için çok önemlidir. Bazen çalışanlar dosyaları istedikleri gibi adlandırır ve bu da gerektiğinde dosyayı aramayı zorlaştırır. Adlandırma ve etiketlemede tekdüzelik olmadan, en iyi belge yönetimi uygulamalarını gerçekleştirmeniz imkansızdır.

   Docsvault, belgelerinizin erişilebilirliğini iyileştirmenize yardımcı olacak bir Belge Profili Oluşturma ve Etiketleme aracı sunan verimli bir belge yönetim yazılımı sistemidir . Kolay kategorizasyon ve arama için belgeler için özel dizin alanları ayarlamanıza olanak tanır. Profil oluşturma, ayrıca belge türüne ve içeriğine hızlı bir genel bakış için herhangi bir belgeye değerli bilgiler ekler. Belge yönetimi en iyi uygulamalarını karşılamak için dizin değerlerini zorunlu hale getirin. İnsan hatalarını azaltır ve tutarlı belge profili oluşturmayı kolayca sürdürebilirsiniz.

4. Ofisinizdeki kağıt dağınıklığını azaltın

   Başvurular, faturalar ve farklı türde bilgileri saklamak için hala kağıt belgeleri kullanan birçok işletme var. Bu artan miktardaki kağıt belgeyi verimli bir şekilde yönetmek, ofisinizde verimli bir belge yönetim sistemine ihtiyaç duyar. Kağıdın süreçlerden ve dijital dönüşümden kasıtlı olarak çıkarılmasını gerektirir.

   Docsvault belge yönetim yazılımı sistemi, dosyalarınızı basılı kopya biçiminden kullanılabilir elektronik belgelere dönüştüren yerleşik belge tarama yazılımı içerir. Değerli bilgileri yakalamanıza ve belgeleri daha sonra kolayca almak için merkezi bir havuza kaydetmenize yardımcı olur. Belgelere daha hızlı ve daha kolay erişim ile çalışanlarınız üretkenliklerini artırabilir ve müşteri sorunlarını daha hızlı çözebilir.

5. Belgelerinizi Olası Tehditlerden KoruyunGenellikle kağıt dosyalama, yok edilmesi kolay, versiyonlarını izlemesi zor ve muhafazası ve korunması çok zor olduğu için birçok risk içerir. Kağıtsız kalmaya karar verseniz bile, makinenizdeki dosya yapınızdaki güvenlik eksikliği nedeniyle dosyalarınız ve klasörleriniz kolayca kötüye kullanılabilir ve silinebilir. Ayrıca, klasörünüzdeki ve dosyalarınızdaki etkinlikler izlenemez, bu nedenle birinin herhangi bir dosyayı görüntüleyip görüntülemediğini veya silip silmediğini öğrenmek zordur. Güvenlik, belge yönetim sistemi en iyi uygulamalarının en önemli özelliğidir.Docsvault’un Güvenlik Aracı, hassas belgeleri kilitli ve güvende tutarken, deponuzdaki belgelere erişim düzeylerini kolayca paylaşmanıza ve kontrol etmenize olanak tanıyan çeşitli sistem düzeyinde hakların yanı sıra kullanıcı ve grup tabanlı erişim denetimi sunar. Docsvault’un Denetim izi, bir belgeyle ilgili tüm etkinlikleri ve görevleri izlemenize yardımcı olabilir. Belirli tarihler arasında gerçekleşen olayları bir tarih aralığı, kullanıcı ve oluşturulan, görüntülenen, silinen, dışa aktarılan vb. olaylar belirleyerek sorgulayabilirsiniz.

6. 1. 1. Otomasyona Git

         Verimli bir belge yönetim sisteminin önündeki en büyük zorluklardan biri insan hatasıdır. Ve büyük miktarda belgeyle uğraşıyorsanız, insan hataları kaçınılmazdır ve oldukça sık meydana gelebilir. Otomatik bir belge yönetim sistemi, bunun daha az hatayla ve daha yüksek hızlarda yönetilmesine yardımcı olabilir.

         Docsvault belge yönetim yazılım sistemi, belgeler üzerinde çeşitli görevleri otomatikleştirme yeteneğine sahiptir. İşletmeler, otomasyon sayesinde belgeleri yönetebilir, kayıtları daha etkin bir şekilde toplayabilir ve belge yönetimi en iyi uygulamalarını gerçekleştirebilir. Docsvault, aşağıdakiler gibi otomasyon araçlarını içerir:

         • İş Akışı Otomasyonu
           Docsvault’un yerleşik belge iş akışı yönetimi yazılımı, bir organizasyonun, görevlerin bir dizi prosedür kuralına göre eylem için bir katılımcıdan diğerine aktarıldığı çeşitli iş süreçlerini tasarlamasına, yürütmesine ve otomatikleştirmesine yardımcı olur.
         • E-posta Otomasyonu
           E-posta Otomasyonu, şirketinizin e-posta sunucularından, ISS’lerde barındırılan e-posta sunucularından ve hatta Gmail, Hotmail ve Yahoo gibi hizmetlerden gelen e-postaları otomatik olarak yakalamanıza ve bunları düzgün bir şekilde organize edilmiş klasörlerde saklamanıza olanak tanır. Basit kurallara göre yalnızca istediğiniz e-postaları ve ekleri yakalama seçeneğiniz vardır.
         • Web eForm Otomasyonu
           Docsvault’un eFormları, çeşitli bilgileri toplamak ve işlemek ve dinamik belgeler oluşturmak için belge yönetim sisteminizde web tabanlı formlar oluşturmanıza olanak tanır. Eski kağıt merkezli form sürecinizi elektronik ve kağıtsız bir sürece dönüştürür. Elektronik formları birkaç dakika içinde kolayca tasarlayabilir ve oluşturabilirsiniz.
         • Dijital İmza Otomasyonu
           Docsvault Dijital İmza modülü, isteğe bağlı olarak Docsvault sistemindeki PDF belgelerini dijital olarak imzalamanıza, dijital olarak imzalanmış belgeleri birden fazla onay imzası için bir iş akışında yönlendirmenize, belgeleri bir iş akışının parçası olarak otomatik imzalamanıza ve tüm imzaların geçerliliğini doğrulamanıza olanak tanır. dijital olarak imzalanmış bir PDF.Docsvault’un İmza İstekleri, kuruluşunuz dışındaki herhangi birinden, yani Docsvault kullanıcısı olmayanlardan, Docsvault’tan ayrılmadan çevrimiçi imzalar almanızı sağlar.

   Bir belge yönetim sistemini uygulamak ve uygun şekilde kullanmak, genel iş verimliliğiniz için ezber bozan bir rol oynayabilir. Sisteminizden en iyi şekilde yararlanmak istiyorsanız, bu verimli belge yönetimi en iyi uygulamaları yalnızca seçenekler değil, gereksinimlerdir.

   Kaynak:https://www.docsvault.com/blog/document-management-system-best-practices/