Perşembe , 21 Kasım 2024
Ana Sayfa > MAKALELER > Mailstore > 2022’de Tipik Outlook Sorunları için Çözüm
Safetica

2022’de Tipik Outlook Sorunları için Çözüm

Microsoft Outlook, en popüler e-posta istemcilerinden biridir ve dünyanın her yerindeki işletmeler tarafından kullanılır. Ancak, hem gönderilen hem de alınan e-postaların hacmindeki yıllık artış, taşan posta kutuları veya yavaş posta istemcisi yanıt süreleri gibi sorunlarla hem kullanıcılar hem de yöneticiler için gerçek bir zorluk haline geliyor.

Blog yazımızda, bu sorunların üstesinden gelmenin neden önemli olduğunu açıklıyoruz ve size bunu yapmanın bazı kolay yollarını gösteriyoruz.

Genel Bakış: 2022’de Tipik Outlook Sorunları

Outlook’u kullanırken oluşabilecek sorunlar çok ve çeşitlidir ve temel posta sisteminden bağımsız olarak (örneğin Microsoft Exchange Server, Microsoft 365, MDaemon e-posta sunucusu vb.) E-posta istemcisinin performansını düşürebilir.). Aşağıdaki sorunlar oluşabilir:

  • Outlook yanıt vermekte yavaş veya zaman zaman donuyor.
  • Bozuk PST dosyaları Outlook’un düzgün başlatılmasını engelliyor.
  • Bir posta kutusu depolama alanı dışındaysa (yani kotası aşılmışsa), Outlook, kullanıcı eski iletileri silene kadar başka e-postaların gönderilmesine veya alınmasına izin vermez. Bu uyumiş sürekliliği ve bilgi yönetimi alanlarında sorunlara yol açabilir.
  • Outlook’un performansı önemli ölçüde düşmüşse, posta kutunuzdaki eski e-postaları aramak gereksiz miktarda zaman alabilir.
  • BT yöneticileri, genellikle bozuk veya bulunması zor olan PST dosyaları için yerel veya uzak kullanıcıların bilgisayarlarında sorun gidermeye zorlanır.

Örneğin, müşterimizin BT yöneticilerinden birinin Outlook’un neden olduğu sorunlar hakkında söylediği şey buydu:

“Her gün uğraştığım desteklerin çoğunun departmanlardaki Outlook sorunları ile ilgisi var. Örneğin, genellikle Outlook gelen postaları senkronize etmez veya birkaç dakikada bir kendini yeniden başlatır. Ve eski e-postaların geri yüklenmesi gerektiğinde, ekibim genellikle bozuk olan veya birçok meslektaşının pc’lerine yayılmış PST dosyalarıyla uğraşmak zorundadır. Elimiz bu rutin işlerle dolu ve sonuç olarak genellikle daha önemli projeleri ertelemek zorunda kalıyoruz.”

Bu gibi sorunlar, e-posta istemcisi tüm amaç ve amaçlar için çok popüler, güvenilir ve çok yönlü bir posta istemcisi olmasına rağmen Microsoft Outlook’ta oldukça yaygındır.

Bu Outlook Sorunlarının Temel Nedeni Nedir?

Bu sorunların nedeni genellikle basittir: taşan posta kutuları. Microsoft’un genel bulut sağlayıcısı olarak müşterilerine birkaç gigabayt veriye sahip önemli posta kutuları sunduğu doğrudur (Microsoft 365 posta kutuları en az 50 GB depolama kapasitesine ve plana bağlı olarak 100 GB’a kadar depolama kapasitesine sahiptir). Bununla birlikte, çoğu kullanıcı alışkanlıkla e-postaları posta kutularında uzun süre tutar ve er ya da geç alan tükenir. Bu, bir BT departmanının “şirket içinde” bulundurması gereken depolama alanının yanı sıra çeşitli genel bulut sağlayıcıları tarafından sunulan görünüşte sınırsız depolama alanı için de geçerlidir.

Dahası, büyük miktarda e-posta, Outlook istemcisinin performansını oldukça basit bir şekilde bozabilir. Buna ek olarak, PST dosyaları belirli bir boyuta ulaştıklarında sorunlara neden olmalarıyla ünlüdür. Hasarlı (bozuk) bir PST dosyası Outlook’un başlatılmasını engelleyebilir.

Bu Outlook Sorunlarını Nasıl Çözebilirim?

Outlook yüklemenizin performansını en iyi duruma getirmek istiyorsanız, kullanıcıların posta kutularında depolanan veri hacmini azaltmayı denemelisiniz (not: dosya ekleri, özellikle posta kutusunun yapılandırılmış sınırlarını hızla zorlayabilir). Bununla birlikte, mevcut yasal hükümler ve kapsamlı uyumluluk gereklilikleri ışığında, e-postaları silmeye başlamak iyi bir fikir değildir. Bunun yerine e-postalarınızı arşivlemelisiniz.

Temel olarak, burada iki seçeneğiniz var:

  1. Microsoft tarafından Outlook veya Exchange Server ve Exchange Online’da sunulan yerel arşivleme seçenekleri.Başka bir üreticiden bir e-posta sistemi kullanıyorsanız, bunlar da yerel arşivleme seçenekleri sunabilir (bazen ek ücretli bir hizmet olarak). Bir örnek, Google Çalışma Alanı’ndaki (eski adıyla Google G Suite) arşivleme aracı olan Google Vault’dur.
  2. Uzman bir üçüncü taraf sağlayıcıdan e-posta arşivleme çözümleri.

Microsoft, E-posta Arşivleme Açısından Hangi Seçenekleri Sunar?

Microsoft, müşterilere Outlook, Exchange Server ve Microsoft 365 veya Exchange Online’da manuel olarak yapılandırılması gereken çeşitli arşivleme işlevleri sunar. Bunlar içerir:

Otomatik Arşiv

Outlook’ta eski bir işlev olan otomatik Arşiv, kullanıcıların e-postaları daha sonra sabit diskte depolanan bir PST dosyasına kaydırmasına olanak tanır (Dosya / Bilgi / Araçlar / Posta Kutusu Temizleme / Otomatik Arşiv). Ancak, PST dosyalarının kendileri çeşitli sorunlara neden olabilir: bunlar bozulmaya eğilimlidir, yedeklenmesi zordur ve BT yöneticisinin önemli ölçüde zaman ve çaba harcamasını gerektirir.

Arşiv Butonu

Bu buton, Outlook kullanıcılarının e-postaları posta kutularından bir arşiv klasörüne taşımasına olanak tanır. Ancak Arşiv Butonu, profesyonel arşivleme açısından bir şirketin taleplerini karşılayamaz. Arşivleme adı altında olsa da, aslında tüm işlev e-postaları ayrı bir klasöre aktarmaktır, yani mesajlar güvenli ve bağımsız olan özel bir arşive taşınmazdır. Sonuç olarak, e-postaların toplam hacmini azaltmak yerine, tüm kullanıcılar bunları yalnızca çeşitli klasörlere yayıyor.

Lokal Arşiv (Yerinde Arşiv olarak da bilinir)

Microsoft Exchange Server’ı “şirket içinde” veya Microsoft 365 örneğinin bir parçası olarak çalıştıran kullanıcılar, herhangi bir kullanıcı posta kutusu için kişisel bir arşiv (Lokal veya Yerinde arşiv) oluşturabilir (veya BT yöneticisi tarafından gerçekleştirebilir) ve böylece Microsoft Exchange Server’ın mümkün olan en yüksek tümleştirme düzeyine ulaşabilir. Exchange Server ve Microsoft Outlook’ta arşivleme işlevi. Bununla birlikte, bu tür arşivleme BT altyapısına önemli bir ek yük getirebilir ve bu özellikle küçük ve orta ölçekli işletmeler için zor olabilir. Exchange Online veya üçüncü taraf bir çözümle arşivlemeye kıyasla, e-posta saklama seçenekleri burada oldukça sınırlı olabilir. Dahası, e-posta uyumluluğu açısından gereksinimlerin karşılanması zordur, çünkü bu yalnızca mevcut posta kutusu depolama alanını genişletme durumudur.

Exchange Online Arşivleme (EOA)

Microsoft 365 kullanıcılarına Outlook’un sol bölmesinde ayrı bir posta kutusu olarak görüntülenen online bir arşiv verilir. Posta kutusunu eski e-postaları zaman içinde saklamak ve böylece birincil Outlook posta kutunuzun boyutunu yönetilebilir tutmak için kullanabilirsiniz. Ancak bu işlev yalnızca belirli Microsoft 365 planlarına dahil edilmiştir ve ücretli bir hizmet olarak eklenmesi gerekebilir.

Microsoft’un Yerel Arşivleme İşlevleri Neden Yeterli Değil?

Daha yakından incelendiğinde, Microsoft’un e-posta çözümlerinde yer alan yerel arşivleme işlevleri zayıflıklar gösterir ve bu yalnızca Otomatik Arşivleme özelliği ve Arşiv Butonu için geçerli değildir. Kural olarak, Yerinde bir arşivin ve Exchange çevrimiçi arşivlemenin yönetilmesi genellikle BT yöneticisinin normalde üçüncü taraf bir çözümde olduğundan daha uzun bir alışma süresi gerektirir.

Ayrıca, Microsoft 365 kullanan bir şirketin farklı uluslararası konumlarda şubeleri varsa, veri gizliliği, uyumluluk ve yasal kesinlik alanlarında – veri egemenliği ve veri ikametgahı ile ilgili sorunlardan bahsetmiyorum bile-sorunlar ortaya çıkabilir.

E-postalarınızı yalnızca Microsoft tarafından sunulan yerel işlevlerle arşivlemeyi düşünüyorsanız, arşivinizin temeldeki e-posta sisteminden bağımsız olmayacağını bilmelisiniz. Bu nedenle, bir şirketin verilerinin üç kopyasını, ikisi yerel ve biri uzak bir konumda tutmasını gerektiren tanınmış bir en iyi uygulama yöntemi olan 3-2-1 kuralı olarak bilinenleri ihlal ediyor olacaksınız. Örneğin, bir kopyası Outlook’ta (e-posta sunucusunda), biri yerel yedekleme ve arşivleme çözümünde, diğeri bulutta veya site dışı yedekleme olarak saklanabilir.

E-postalarınızı arşivlemek için yalnızca Outlook tarafından sağlanan yerel seçenekleri kullanırsanız, 3-2-1 kuralına uyulması zor olacaktır. Örneğin, Microsoft 365’in yerel işlevleri, üzerinde depolanan verileri korumak için platformun kendisini kullanır. Bu nedenle, e-posta sunucusu çökerse veya Microsoft 365 örneğiniz başarısız olursa, veriler kesinti süresince kullanılamaz. Ve eğer platform üzerinde e-posta ya da kötü amaçlı olarak ya da yanlışlıkla silinmiş ya da zarar görmüş ise, iyi sonsuza kadar kayıp olabilir. Bu yüzden pazar araştırma enstitüsü Osterman Research, Microsoft 365 verilerini korumak için bağımsız yazılım veya uygun bir yönetilen hizmet kullanmanızı önerir.

Profesyonel Bir E-Posta Arşivleme Çözümü Outlook Kullanıcılarına Ne Gibi Avantajlar Sunar?

Uzman bir sağlayıcıdan gelen profesyonel bir e-posta arşivleme çözümü Outlook’un performansını artırabilir. Bağımsız bir arşiv kullanmak, 3-2-1 kuralına uymanızı kolaylaştırabilir. Bu esneklik özellikle Microsoft 365 gibi bulut tabanlı e-posta hizmetlerinin kullanıcıları için geçerlidir. Bu kadar önemli bir iletişim kanalıyla, orijinal veriler, yedeklemeler ve arşivler aynı platforma dayanmamalıdır.

Ve işletmeniz, aşağıda listelendiği gibi üçüncü taraf bir çözümün sunduğu diğer avantajlardan yararlanmaya hazırdır:

E-posta Uyumluluğu

Sağlam bir e – posta arşivleme çözümü, özellikle e-posta saklama politikaları tanımladıysanız, işletmelerin e-postaları merkezi olarak korumalarını ve uzun yıllar boyunca kullanılabilir ve geri alınabilir halde tutmalarını sağladığı için e-posta yönetiminiz için hayati bir unsurdur. Ayrıca, özellikle hassas kişisel verileri (PII) işliyorlarsa, genellikle diğerlerinden daha fazla düzenlenmiş endüstriler vardır. Veri gizliliği düzenlemelerinin artan önemi de buna karmaşıklık katmaktadır.
Özellikle ABD’de (ancak münhasıran değil), e-postanın bir davada delil olarak kullanılması eDiscovery işlemi nadir görülen bir senaryo değildir. Seçtiğiniz e-posta arşivleme çözümünün, e-postalarla ilgili bireysel uyumluluk gereksinimlerinizi desteklemek için gerekli özelliklerle birlikte gelip gelmediğini göz önünde bulundurmalısınız.

Veri Kaybına Karşı Koruma

İster kazayla ister kötü niyetle olsun, bir çalışan kritik iş e-postalarını silerse, veri kaybı genellikle diğer alanlarda sorunlara neden olur. E-postalarınız için bir arşivleme çözümü yardımıyla, mevcut tüm iletilerin ve gelecekte gönderdiğiniz veya aldığınız tüm postaların bir kopyasını gerçekte teslim edilmeden önce bile-saklayabilirsiniz.

BT Departmanınızdaki İş Yükü Azalır

Arşivleme çözümüyle, e-postaları yönetirken BT departmanınız üzerindeki çabayı ve maliyet yükünü azaltabilirsiniz. Bir yandan, BT ekibiniz artık tek tek e-postaları yedeklerden veya e-posta sunucularından geri yüklemekle uğraşmak zorunda değil. Öte yandan, e-postaların dış kaynak kullanımı, depolama gereksinimlerinizi önemli ölçüde azaltabileceğiniz anlamına gelir. Bu aynı zamanda PST dosyalarını uzun vadede eskimiş hale getirir.

Verimliliği Artırın

Arşivleme çözümü, e-postalarda depolanan bilgilere erişme hızınızı önemli ölçüde artırır ve böylece bireysel kullanıcıların verimliliğini artırır. Örneğin, MailStore Sunucu e-posta arşivleme çözümümüzün kullanıcıları arşivlerine self servis bir işlev aracılığıyla erişebilir, hızlı, tam metin arama aracıyla e-postaları bulabilir ve bu e-postaları BT departmanından yardım almadan geri yükleyebilir. Posta kutusu kotaları eskimiş olur; ayrıca, posta kutunuzdaki e-postaların hacmini azaltmak Outlook istemcinizin performansını artırabilir.

Bu arada, e-posta arşivleme yazılımının tanıtılması mutlaka karmaşık bir geçiş süreci değildir. Kendi yazılımımız olan MailStore Server söz konusu olduğunda, kullanıcılar Microsoft Outlook’a sorunsuz entegrasyon sayesinde e-postalarına ve alışılmış klasör yapısına erişmeye devam edebilirler. Microsoft dışındaki e-posta kaynaklarından gelen içerik aynı arşivde saklanabilir ve bu da önemli işletme kayıtlarının tutulmasının maliyetini ve karmaşıklığını azaltmaya yardımcı olabilir.

MailStore Outlook eklentisi

Outlook eklentimiz, Outlook kullanıcılarının MailStore Sunucusundaki e-posta arşivlerine erişmeleri için basit bir araçtır. MailStore Sunucusunun nasıl yapılandırıldığına bağlı olarak, bu Web Erişimitümleşik IMAP sunucusu ve MailStore İstemcisi aracılığıyla da mümkündür. Eklentinin en son sürümü web sitemizden indirilebilir. Eklentinin nasıl kurulacağı ve kullanılacağı hakkında daha fazla bilgi için lütfen Çevrimiçi Yardımımızı ziyaret edin veya konuyla ilgili blog makalesine bakın.

Paket

Microsoft Outlook’un performansını artırmak istiyorsanız, çalışanlarınızın posta kutularında depolanan veri miktarını azaltmaya çalışmalısınız. Ancak yasal düzenlemeler ve uyumluluk gereklilikleri nedeniyle e-postaları silmek riskli bir konu olabilir ve ciddi sorunlara yol açabilir. E-postaları kalıcı olarak ayrı bir arşivde saklamak daha mantıklıdır.

Daha önce belirtilen sınırlamalara ek olarak ve gereksinimlere ve şirket işlemlerine bağlı olarak, Microsoft’un Outlook, Exchange Server ve Microsoft 365 / Exchange Online ürünlerindeki yerel seçenekler bu işi yönetmek için yeterli olmayabilir. Bu nedenle, uzman bir sağlayıcıdan bağımsız bir e-posta arşivleme çözümünün şirketiniz için daha uygun ve daha güçlü bir seçenek olup olmadığını incelemenizi öneririz.

Bu zorlukların farkında mıydınız? Uygun bir çözüm mü arıyorsunuz? Ya da erken dönemde gelecekte meydana gelen bu sorunları önlemek için önlem almak istiyor musunuz? Eğer öyleyse, neden MailStore Sunucusunu ücretsiz, 30 günlük deneme lisansımızla hiçbir zorunluluk olmadan teste tabi tutmuyorsunuz?

SSS

Outlook’ta Otomatik Arşiv İşlevi Ne Yapar?

Otomatik Arşiv, Outlook’ta e-postaları bilgisayarınızın sabit sürücüsünde saklamak üzere otomatik olarak bir PST dosyasına aktarmanıza olanak sağlayan bir özelliktir.

Outlook’taki Arşiv Butonu Ne Yapar?

Arşivle Butonu, Outlook kullanıcılarının e-postaları posta kutularından posta kutusundaki ayrı bir arşiv klasörüne taşımasına olanak tanır.

Yerinde Arşiv (Yerinde Arşiv Olarak Da Bilinir) Nedir?

Microsoft Exchange Server kullanıcıları (“şirket içinde” veya Microsoft 365 örneğinin bir parçası olarak) Outlook posta kutularına, e-postaların belirli bir süre boyunca saklanabileceği kişisel bir Yerinde arşiv ekleyebilir.

Exchange Online Arşivi (EOA) Nedir?

Belirli Microsoft 365 planlarında, birincil Outlook posta kutusunun boyutunun yönetilebilmesi için Outlook’ta eski e-postaların uzun vadede depolanmasına olanak tanıyan ayrı bir posta kutusu olarak kullanıcılara çevrimiçi bir arşiv sunulur.

3-2-1 Kuralı Nedir?

3-2-1 kuralı, güvenilir yedeklemeler sağlamak için ideal olarak iki farklı depolama ortamı kullanarak dosyalarınızın üç kopyasına sahip olmanız ve kopyalardan birini birincil sistemden ayrı tutmanız gerektiğini belir.

Kaynak:https://www.mailstore.com/en/blog/solving-outlook-problems/

Yeni Makale

Neden 7/24 Backup?

Kendimizi, müşterilerimizin ihtiyaçlarını karşılamaya ve beklentilerinin önüne geçmeye adadık. Kapsamlı, Üstelik Esnek Veri Koruması Bulut …