Fins Blog Çözümsüz sorunlarınız kalmasın…
Bulut teknolojisi günümüzün yeni trendi, artık bu gidişten geri dönüş olmayacak gibi görünüyor. Peki lokal sunucularımızdan buluta geçişi nasıl gerçekleştirmeliyiz? Sorusunun mail tarafı ile ilgili cevabını paylaşmak istiyorum bugün sizlerle.
Yazımın ilk bölümünde Office 365 hesabınızı lokal sunucularımıza nasıl arşivleriz ve ihtiyaç halinde offline olarak da arşivimize nasıl erişiriz konusunu ele alalım;
Mail Arşivleme ve yedekleme işlemleri arasındaki farkı açıklayan bir tablo paylaşımı ile makalemize başlayalım:
| Yedekleme Programı | MailStore Server | |
| Amaç | Yedekleme | Arşivleme |
| E-Posta sunucu yükünü hafifletme ve E-Posta‘yı kaynak dışı bırakarak yedeklemeyi ve geri yüklemeyi basitleştirme. | Hayır | Evet |
| Posta kutusu kotalarını düşürme | Hayır | Evet |
| PST dosyalarını daraltma | Hayır | Evet |
| Tek aşamalı depolamayla depo alanı ihtiyacını azaltma | Hayır | Evet |
| E-Posta’ların tam arşivlenmesi | Hayır örneğin; bir E-Posta alımının hemen ardından ve dolayısıyla yedeklenmeden önce silinebilir. | Evet |
| Kurcalamaya dayanıklı arşivleme | Hayır | Evet |
| E-Posta’ların hızlı arama için full text indekslenmesi | Hayır | Evet |
| Kayıp email’ların basit ve hızlı geri yüklemesi | Hayır, yedekler büyük uğraşlar ile IT teknisyenleri tarafından geri yüklenmelidir. | Evet, kullanıcılar tek tuşla geri yükleme teknolojisini kullanarak E-Mail’lerinı geri yükleyebilirler. |
| Yasal gereksinimleri karşılama | Hayır | Evet |
MailStore Server ile E-Maillerimizi arşivleyerek, yedekleme işlemlerinde çektiğimiz birçok problemi çözüme kavuşturuyoruz.
Uygulamamızda sadece bir kullanıcı ile işlem yapacağız, dilerseniz arşivleme işlemini firma yada kurumunuzun bütün E-Mail hesapları içinde hızlı bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz.
Daha fazla sözü uzatmadan Ofis 365’de bulunan maillerimizi nasıl lokal sunucumuza arşivleriz, işlem adımlarını gelin birlikte yapalım;
- Lokal sunucumuzda kurulu MailStore Server programı Client ekranına admin yetkisi ile giriş gerçekleştirelim. Sonrasında arşivlemek istediğimiz kullanıcı hesabını oluşturalım.
- Kullanıcı hesabı oluşturulup yetkileri tanımlanır.
- Yetkileri tanımlanan kullanıcı Tamam butonu ile oluşturulur.
- Erişim yetkileri de tanımlanarak kullanıcı oluşturma işlemi tamamlanır.
- Kullanıcı oluşturma işlemi tamamlandığına göre asıl işimiz arşivlemeye geçebiliriz.
- Ofis 365 bağlantısı için gerekli ayarları yapalım. Test butonu ile bağlantı ayarlarımızı kontrol edelim.
- Test işlemi tamamlandıktan sonra bağlantı ile ilgili diğer pencereye geçelim.
- Bu penceredeki düzenleme işlemini daha sonrayada bırakabiliriz. İşlemi devam ettirmek için ileri butonu ile ilerleyelim.
- Arşivleme işlemi yapacağımız kullanıcıyı seçiyoruz.
- Gerekli ayarları yaptık, oluşturduğumuz profilin üzerine çift tıklayarak arşivleme işlemini başlatıyoruz.
- MailStore’un güçlü altyapısı sayesinde Ofis 365 hesabı hızlı bir şekilde lokal sunucuya arşivlenir.
- Arşivlediğimiz E-Maillerimize dört farklı yoldan ulaşabiliriz. Bunlar MailStore Client, Outlook Eklentisi, PC’den Web Browser yada Mobil cihazlardan Web Browser’ın Mobile Version’u ile.
- Bunlardan ilki MailStore Client
- Arşive ulaşmanın ikinci yöntemi Outlook eklentisi, bu eklenti sayesinde kullanıcılar hızlı bir şekilde arşivledikleri E-Maillerine ulaşabilir. Ve yanlışlıkla gelen kutusundan silinenleri sürükle bırak yöntemiyle gelen kutusuna yeniden taşıyabilir.
- Web arayüzü sayesinde kullanıcılar PC, Tablet yada Akıllı telefonlardan ulaşabilirler.
- Kullanıcılar PC’den bağlanıyorsa kullanıcı adı ve şifre girip oturum aç butonu ile arşivine ulaşır. Tablet yada Akıllı telefondan arşivine ulaşmak isterse “Mobile Version” seçeneği işaretlenir.
MailStore Server ile kullanıcı arşivine yetkisi dahilinde her yerden erişebilir. Yetki tanımlamaları sayesinde farklı senaryolar düşünülebilir.
- Örneğin firmanın satış ve pazarlama departmanında iki personel çalışıyor. Dilersek bu iki personel birbirlerinin arşivlerini görüntüleyebilir ve tek tıkla arama yaptırabilir. Böylece personellerden biri izne ayrıldığında diğer personel için iş takibi çok kolaylaşacaktır.
- Yada başka bir örnek vermek gerekirse yönetici tatilde de olsa iş takibi için hem kendi hemde personelin maillerini takip etmek ister. MailStore Server işini takip eden yöneticiler için tasarlanmış olup. Yönetici kendi E-Mail’lerinin yanı sıra personelin giden ve gelen E-Mail’lerini görüntüleyebilir ve tek tıkla içinde arşivin içinde arama yaptırabilir.
Ofis 365 platformunda yer alan kullanıcıların hem giden hemde gelen E-Maillerini arşivlemesi günümüzün olmazsa olmazı.
MailStore ile firma ve kurumların kullanıcı E-Maillerini arşivlemekle kalmaz. Aynı zamanda aşağıdaki sorunları yaşayan kullanıcılarında ihtiyaçlarına cevap verir, bunlardan kısaca bahsetmek gerekirse;
- Outlook yavaş açılıyor veya yavaş çalışıyorsa!
- Personeliniz ile birlikte e-postaları da işten ayrılıyorsa!
- E-posta kayıplarının önüne geçilemiyorsa!
- Exchange sunucunun performansı düşüyorsa!
- Office 365’te kota sıkıntısı yaşanıyorsa!
- PST veya OST ler geri yüklenirken sorun yaşanıyorsa!
- Exchange sunucu çalışmazken maillere erişilmek isteniyorsa!
- Sadece Exchange, Office 365 değil bütün E-Mail sunucularınızı arşivleyebilirsiniz!
- Atıl durumdaki PST dosyaları içerisindeki mailler anlık görüntülenmek isteniyorsa!
- Mail arşivi çok yüksek, yerden kazanmak için sıkıştırılmak isteniyorsa!
- Tüm personel e-postaları tek bir noktadan yönetilmek isteniyorsa!
- Tüm personel e-postalarına her yerden erişilmek isteniyorsa!
Kısacası; Personeliniz ile birlikte E-Mail’lerinizde işten ayrılıyorsa, pst ve ost boyutları çalışmanıza engel oluyor, yönetimi de oldukça zorsa. Size de MailStore Server tavsiye ederim. Detaylı bilgi için Distribütör firma Fins’in http://www.fins.com.tr/Mail-Arsivleme-Programi.asp sayfasını ziyaret edebilirsiniz.
