Fins Blog Çözümsüz sorunlarınız kalmasın…
ActiveFax kullanırken programın içerisindeki telefon rehberinde, bilmeniz gereken faks numaralarını ve fazlasını (telefon numaraları, e- posta adresleri vs.) takip edebilirsiniz.
Bu kayıtları tek tek girebileceğiniz gibi, Excel’deki listenizden de kolaylıkla aktarabilirsiniz.
Excel’den verilerinizi nasıl aktarabileceğiz?
Şimdi başlayalım…
Aşağıdaki ekranda hali hazırda olan Excel listemizi görebilirsiniz.
Excel’den verileri aktarırken öncelikle dikkat etmemiz gereken husus ilgili faks numaralarının nizami olması. Faks numaralarının içeriğinde ” ( , + ” gibi karakterlerin olmaması ve alan kodlu numaraların başında 0 olması önemlidir. Bununla beraber Excel eğer girdiğiniz numaraları sayı olarak kabul ederse başlarındaki “0”ı siler. Bunun için ilgili hücreleri metin formatına çevirmek gerekir.
Aşağıdaki ekrandaki gibi verilerinizin tümünü seçin,
Sağ Click yapın,
Hücreleri Biçimlendir’e tıklayın…
Hücreleri Biçimlendir ekranında
Say Tab’ına gelin
Kategori penceresinde Metin’i seçin ve
Tamam’a basın.
Excel’imizde artık faks numaralarımızı problemsiz tutabiliriz.
Hücre formatlarını belirledikten sonra, şimdi de asıl olan numaraları ActiceFax Telefon Rehberine kayıt işlemine geçelim.
İlk yapacağımız işlem excel’imizi CVS formatında farklı kaydetmek.
Bunun için sağ üstteki Ofis Düğmesine tıklayınız Aşağı açılır pencerede Farklı Kaydet’e tıklayınız.
Açılan Farklı Kaydet penceresinde Kayıt Türü olarak
CVS(Virgülle Ayrılm )(*.cvs)’yi seçiniz ve
Kaydet düğmesine tıklayınız.
Dilerseniz bu noktadan sonra Excel dökümanını kapatabilirsiniz.
Aşağıdaki ekranda gördüğünüz gibi iki tane dokümanımız oldu.
Şimdi ActiveFax‘taki işlemlerimizi yapalım.
Sayfanın üstündeki Extralar menüsünden Telefon Rehberini seçiniz
Açılan Telefon Rehberi penceresinde;
Sol alttaki Seçenekler Düğmesine,
Açılan küçük pencerede de Dosyadan al.. maddesine tıklayınız.
Açılan pencerede Search File düğmesine basınız.
Açılan küçük pencerede Dosya Türü bölümünde Tüm dosyalar’ı seçiniz.
Daha sonra CVS formatındaki dökümanınızı seçiniz,
Daha sonra CVS formatındaki dokümanı seçiniz.
Ve “Aç” düğmesine tıklayız.
Aşağıdaki ekranda da göreceğiniz gibi Dosyadan Telefon Rehberi Al penceresinde verilerimiz göründü.
Burada yapacağımız işlem verileri düzgün formatta ActiveFax’a göstermek.
Ekrandaki noktalı virgül kutucuğunu tıkladığımızda verilerimiz önce düzgün bir sıralamaya oturur,
Daha sonra aşağıdaki ekranda göreceğiniz gibi sıralanmış elemanların numaralarını ilgili oldukları alanlara yazıyoruz.
Bunu da yaptıktan sonra Başlık(Dosyanın ilk satırını yoksay) kutucuğuna tıklıyoruz.
Bu bize Excel dökümanı ilk satırı olan isim, faks numarası gibi alanların listeye girmemesini sağlıyor.
Son işlem ise Dışarıdan Alıma Başla Düğmesine tıklamak.
Listemiz artık ActiveFaks’ın Telefon Rehberinde…
